IMAP Exchange protokol se koristi za prejem dokumentov preko e-pošte. S temi napotki kreirate navodila, ki lahko prejeto sporočilo ustrezno pretvorijo v prejet dokument.
Pravilo kreiramo z gumbom Dodaj. Če že imamo kreirano ustrezno pravilo, lahko za naslednjega partnerja to pravilo enostavno skopiramo in popravimo podatke.
Najprej nas pravilo vpraša, za kater protokol želimo kreirati pravilo:
V naslednjem koraku definiramo pogoje, ki morajo ustrezati, da program prepozna pravilo. Če pogojev ni, sistem sporočilo prestavi v mapo UNKNOWN. Če pogoji so, ampak napačni, sistem sporočilo prestavi v mapo REJECTED ali ERROR.
Več o tem si preberite v Izmenjava dokumentov po e-pošti.
- Naslovi pošiljatelja:
- sem vnesemo naslov pošiljatelja sporočila, če jih je več, jih ločimo z vejico.
- Uporabimo lahko tudi vzorec, kjer pravilo upošteva samo domeno pošiljatelja. Vzorec zapišemo v obliki <*@domena.si>
- Prejemnikov naslov:
- Vpišemo samo, če imamo v sistemu definiranih več različnih naslovov, kamor prejmamo dokumente.
- Predmet vsebuje:
- Sistem lahko dokumente loči tudi po predmetu. Vnesemo po potrebi, npr. če ima sporočilo predmet “Račun za opravljene storitve 102/2020”, lahko vnesemo vzorec Račun*.
Primer pogojev v pravilu:
V tem primeru bo torej sistem sprejel vsa prejeta sporočila, poslana s kateregakoli e-poštega naslova z domene eba.si in predmetom Račun.
Naslednji korak nam omogoča še bolj podrobno definirati, kaj pričakujemo v prejetem sporočilu:
- Več dokumentov:
- Označimo le v primeru, da z istim sporočilom pričakujemo več dokumentov istega tipa (npr. pričakujemo 3 račune)
- Vsebina kot prikaz:
- Vsebino e-poštnega sporočila lahko uporabimo kot prikaz dokumenta v sistemu. Uporabimo le v primeru, ko se dokument ne pošlje kot priponka v samem sporočilu.
- Vzorec datoteke s prikazom:
- Definiramo, katera datoteka se uporabi za prikaz podatkov – običajno je to .pdf datoteka. Vnesemo vzorec <*.PDF>, kar pomeni, da bo sistem za prikaz uporabil .pdf datoteko iz prejetega sporočila.
- Vzorec datoteke s podatki:
- Definiramo podatkovno datoteko, katera ustreza zgornji datoteki za prikaz. Običajno gre za .xml datoteko. Vnesemo v obliki vzorca <*.XML>
- Pošlji potrditev prejema:
- Od našega spletnega strežnika zahtevamo, da samodejno pošlje potrdilo o prejemu sporočila, ko ga sistem uspešno uvozi.
- Vsebina kot priponka:
- Vsebino prejetega sporočila priložimo k dokumentu kot priponko.
- Podatki kot priponka:
- Prejeto podatkovno datoteko (XML) pripnemo k dokumentu kot priponko.
- Prikaz z istim imenom:
- Označimo, če imata datoteki za prikaz in podatke enako ime – npr. racun_120_2020.pdf in racun_120_2020.xml. Obvezno moramo vklopiti skupaj s prvo nastavitvijo tega sklopa oziroma natančno definirati vzorca prikaza in podatkov.
Sedaj moramo izbrati lastnika podatkov (za multicompany) in parterja – pošiljatelja sporočila.
V primeru, da imate v sistemu samo eno podjetje, potem se lastnik podatkov določi samodejno, v nasprotnem primeru ga morate definirati ročno.
- Neznan partner:
- Izberemo, ko ne želimo samodejno definirati partnerja. To moramo storiti kasneje v skenirnici.
- Izberite partnerja
- Iz obstoječega imenika izberemo partnerja, ki nam je dokument poslal.
- Skripta
- Partnerja definiramo s pomočjo skripte.
- Poizvedba
- Partnerja definiramo s pomočjo poizvedbe na izbrani bazi podatkov.
Naslednji korak je, da definiramo, za kateri tip dokumenta gre v prejetem sporočilu:
Če od istega pošiljatelja prejemamo različne tipe dokumentov v istem sporočilu, lahko tu izberemo možnost “Neznan tip dokumenta”, vendar to pomeni, da bomo morali tip dokumenta definirati v skenirnici.
Preostale nastavitve sledijo:
- Format podatkov:
- Izberemo v primeru, da smo prejeli e-račun.
- Skripta za pretvorbo podatkov:
- Izberemo v primeru, da želimo prejete podatke pretvoriti s skripto.
- Pripravi z obrazcem
Na koncu definiramo ime pravila – npr. račun od EBA d.o.o. Postopek ponovimo za vsakega pošiljatelja, pravila lahko – će so si poslana sporočila med seboj podobna – lahko kopiramo in samo spreminjamo podatek partnerja.