IMAP Exchange protokol se koristi za prejem dokumentov preko e-pošte. S temi napotki kreirate navodila, ki lahko prejeto sporočilo ustrezno pretvorijo v prejet dokument.

Pravilo kreiramo z gumbom Dodaj. Če že imamo kreirano ustrezno pravilo, lahko za naslednjega partnerja to pravilo enostavno skopiramo in popravimo podatke.

Najprej nas pravilo vpraša, za kater protokol želimo kreirati pravilo:

V naslednjem koraku definiramo pogoje, ki morajo ustrezati, da program prepozna pravilo. Če pogojev ni, sistem sporočilo prestavi v mapo UNKNOWN. Če pogoji so, ampak napačni, sistem sporočilo prestavi v mapo REJECTED ali ERROR.

Več o tem si preberite v Izmenjava dokumentov po e-pošti.

• Naslovi pošiljatelja:
  • sem vnesemo naslov pošiljatelja sporočila, če jih je več, jih ločimo z vejico.
  • Uporabimo lahko tudi vzorec, kjer pravilo upošteva samo domeno pošiljatelja. Vzorec zapišemo v obliki <*@domena.si>
• Prejemnikov naslov:
  • Vpišemo samo, če imamo v sistemu definiranih več različnih naslovov, kamor prejmamo dokumente.
• Predmet vsebuje:
  • Sistem lahko dokumente loči tudi po predmetu. Vnesemo po potrebi, npr. če ima sporočilo predmet “Račun za opravljene storitve 102/2020”, lahko vnesemo vzorec Račun*.

Primer pogojev v pravilu:

V tem primeru bo torej sistem sprejel vsa prejeta sporočila, poslana s kateregakoli e-poštega naslova z domene eba.si in predmetom Račun.

Naslednji korak nam omogoča še bolj podrobno definirati, kaj pričakujemo v prejetem sporočilu:

• Več dokumentov:
  • Označimo le v primeru, da z istim sporočilom pričakujemo več dokumentov istega tipa (npr. pričakujemo 3 račune)
• Vsebina kot prikaz:
  • Vsebino e-poštnega sporočila lahko uporabimo kot prikaz dokumenta v sistemu. Uporabimo le v primeru, ko se dokument ne pošlje kot priponka v samem sporočilu.
• Vzorec datoteke s prikazom:
  • Definiramo, katera datoteka se uporabi za prikaz podatkov – običajno je to .pdf datoteka. Vnesemo vzorec <*.PDF>, kar pomeni, da bo sistem za prikaz uporabil .pdf datoteko iz prejetega sporočila.
• Vzorec datoteke s podatki:
  • Definiramo podatkovno datoteko, katera ustreza zgornji datoteki za prikaz. Običajno gre za .xml datoteko. Vnesemo v obliki vzorca <*.XML>
• Pošlji potrditev prejema:
  • Od našega spletnega strežnika zahtevamo, da samodejno pošlje potrdilo o prejemu sporočila, ko ga sistem uspešno uvozi.
• Vsebina kot priponka:
  • Vsebino prejetega sporočila priložimo k dokumentu kot priponko.
• Podatki kot priponka:
  • Prejeto podatkovno datoteko (XML) pripnemo k dokumentu kot priponko.
• Prikaz z istim imenom:
  • Označimo, če imata datoteki za prikaz in podatke enako ime – npr. racun_120_2020.pdf in racun_120_2020.xml. Obvezno moramo vklopiti skupaj s prvo nastavitvijo tega sklopa oziroma natančno definirati vzorca prikaza in podatkov.

Sedaj moramo izbrati lastnika podatkov (za multicompany) in parterja – pošiljatelja sporočila.

V primeru, da imate v sistemu samo eno podjetje, potem se lastnik podatkov določi samodejno, v nasprotnem primeru ga morate definirati ročno.

• Neznan partner:
  • Izberemo, ko ne želimo samodejno definirati partnerja. To moramo storiti kasneje v skenirnici.
• Izberite partnerja
  • Iz obstoječega imenika izberemo partnerja, ki nam je dokument poslal.
• Skripta
  • Partnerja definiramo s pomočjo skripte.
• Poizvedba
  • Partnerja definiramo s pomočjo poizvedbe na izbrani bazi podatkov.

Primer poizvedbe:

Naslednji korak je, da definiramo, za kateri tip dokumenta gre v prejetem sporočilu:

Če od istega pošiljatelja prejemamo različne tipe dokumentov v istem sporočilu, lahko tu izberemo možnost “Neznan tip dokumenta”, vendar to pomeni, da bomo morali tip dokumenta definirati v skenirnici.

Preostale nastavitve sledijo:

• Format podatkov:
  • Izberemo v primeru, da smo prejeli e-račun.
• Skripta za pretvorbo podatkov:
  • Izberemo v primeru, da želimo prejete podatke pretvoriti s skripto.

• Pripravi z obrazcem
  • Izberemo v primeru, da želimo prejet dokument pripraviti z obrazcem.

Na koncu definiramo ime pravila – npr. račun od EBA d.o.o. Postopek ponovimo za vsakega pošiljatelja, pravila lahko – će so si poslana sporočila med seboj podobna – lahko kopiramo in samo spreminjamo podatek partnerja.