1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Ostale nastavitve
  5. Arhivske baze podatkov

Arhivske baze podatkov

Sistem EBA DMS omogoča kreiranje arhivskih baz in premik želenih dokumentov v te. Cilj te funkcije je, da lahko aktivno bazo razbremenimo, saj so arhivske baze lahko fizično ločene od aktivne in s tem razbremenimo strojno opremo na strežniku in tudi, da lahko obvadljujemo velikost posameznih podatkovnih baz. S tem omogočimo lažje vzdrževanje celotnega sistema.

Pogoji za arhiviranje baze podatkov:
– EBA DMS Enterprise licenca,
– podatkovne baze morajo biti enakega tipa.

Iskanje po bazah poteka vzporedno – pri iskanju se upoštevajo vse aktivne in omogočene baze. Uporabniku pri iskanju v klientu EBA DMS ni potrebno izbrati, po kateri bazi želi iskati.

1. Kreiranje arhivske baze podatkov

Postopek kreiranja arhivskih baz je enak, kot pri kreiranju aktivne baze, le da kreiranje baz lahko uredimo v meniju Administracija>Arhivske baze podatkov.

Slika 1: Meni arhivske baze podatkov

2. Nastavitve arhivskih baz v EBA DMS

Odpre se nam okno, kjer v prvem zavihku lahko nastavimo povezavo na podatkovno bazo, če pa imamo uporabnika s pravicami za kreiranje baze, pa lahko baze kreiramo kar sproti.

Slika 2: Kreiranje nove arhivske baze podatkov

Vnesite ustrezne podatke za podatkovno bazo, ne pozabite izpolniti polja ID povezave, drugače vas bo na to program opozoril. ID povezave mora biti unikatno.

S klikom na gumb V redu shranimo nastavitev za povezavo na podatkovno bazo, hkrati pa EBA DMS na novi podatkovni bazi kreira tabele.

Imamo možnost nastaviti status arhivske baze, odvisno od tega, na kakšen način potrebujemo vpogled v podatkovno bazo:

  • Aktivna – glavna baza sistema
  • Omogočena – arhivska baza, s sledenjem sprememb na dokumentu. Možnost vrnitve dokumenta v delovni tok. Po obdelavi (hramba) se bo dokument shranil v aktivno bazo.
  • Samo za branje – brez možnosti obdelave dokumentov, brez zapisovanja sledi
  • Onemogočena – baza ni dostopna
Slika 3: Različni statusi podatkovnih baz


3. Prenos dokumentov v arhivsko bazo

V zavihku Prenos dokumentov nastavimo in sprožimo proces prenosa dokumentov v arhivske baze:

Slika 4: Prenos dokumentov v arhivsko bazo podatkov

Iz seznama izberemo ustrezne baze, nato pa določimo enega izmed kriterijev:

  • Prenos dokumentov glede na datum nastanka
  • Prenos dokumentov glede na datum zadnje spremembe

Proces poženemo z gumbom Poženi.

Če želimo proces prekiniti, to storimo s klikom na X. Za nadaljevanje procesa ponovno pritisnimo na gumb poženi.