Uporabnika lahko dodamo direktno na delovno mesto v organizacijski shemi, ali pa ga dodamo na seznam uporabnikov in ga nato kasneje dodelimo na ustrezno delovno mesto.
Če uporabnika ne dodelimo na delovno mesto, se ne bo mogel prijaviti v sistem! Uporabnike lahko dodaja obstoječi uporabnik z vlogo vrhovni upravitelj ali upravitelj sistema.
Prav tako je potrebno uporabniku določiti vlogo v sistemu – Upravitelj, uporabnik, ekspedit, razvoj projektov – razlaga pojmov je na prejšnji strani.
Uporabnike lahko kreira samo pooblaščeni uporabnik, ki ima administratorske pravice (Vrhovni upravitelj ali upravitelj).
Dodajanje novega uporabnika direktno na delovno mesto
Za vsakega uporabnika, ki bo delal v EBA DMS sistemu morate:
- Vnesti uporabniško ime, to je ime in priimek
Uporabniško ime mora biti sestavljeno iz dveh besed, sicer uporabnika ne boste mogli kreirati.
Z uporabniškim imenom se uporabnik prijavlja v sistem, sestavljeno je iz polnega imena in prve črke priimka, npr. Janez Novak = janezn.
Če obstaja več uporabnikov z enakim začetnicami, sistem avtomatsko doda uporabniku številko 1. Uporabniška imena sicer lahko določate sami. več v poglavju Avtentikacija uporabnikov.
- uvoziti ali kreirati certifikat
- uporabniku dodeliti vlogo pooblaščenca, ki ga označite v spodnjem delu ekrana, tako, da označite vloge, ki jih bo imel uporabnik (rdeče obkroženo)
- dodeliti geslo za prijavo, ki ga vnesete ob kreiranju ali uvozu certifikata.
Odpremo meni Administracija>Sistem Pooblastil.
Uporabnika na delovno mesto dodamo tako, da izberemo ustrezno delovno mesto ter z desnim klikom prikličemo spustni seznam, ter na njem izberemo Dodaj uporabnika:
Odpre se nam novo okno, kjer vnesemo podatke uporabnika, določimo njegovo vlogo in kreiramo interni certifikat ali mu dodelimo kvalificiran certifikat.
Minimalni podatki za novega uporabnika so Ime in priimek, vloga ter certifikat za prijavo.
V polju avtentikacija obkljukamo način avtentikacije – če nimamo nobenih zahtev, se obkljuka polje pred Internal Authentication, uporabniško ime pa se samodejno zgenerira.
Uporabniku sedaj dodamo certifikat – z gumbom Dodaj izberemo ali bomo kreirali nov interni certifikat ali pa bomo uvozili kvalificiranega:
Izberemo Nov interni certifikat, pojavi se nam okno, kjer določimo geslo uporabnika. Lahko tudi obkljukamo možnost, da bo moral uporabnik ob prvi prijavi spremeniti geslo – tako bo lahko uporabnik sam določil svoje geslo.
Če imamo t.i. Multicompany postavitev, lahko v spustnem seznamu izberemo, za katero podjetje se bo uporabnik obračunaval.
Pri Multicompany postavitvi se najemnina za uporabnika računa le za podjetje, na katerem je bil kreiran, lahko pa se uporabnika dodeli na več povezanih podjetij.
Uporabnik postane aktiven (se lahko prijavi v sistem) po proženju funkcije pošlji/prejmi.
Upravljanje z gesli
V primeru, da imamo vklopljeno upravljanje z gesli, nam sistem sam zgenerira geslo, skladno z nastavitvami, ki smo jih nastavili. Geslo je vidno, tako da ga lahko skopiramo oziroma posredujemo uporabniku.
Navodila za vklop upravljanja z gesli
Po končanem vnosu podatkov in generiranju gesla, okno zapremo z gumbom V redu in postopek dodajanja uporabnika je končan.