1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Pogoste procedure
  4. Obveščanje in časovna pravila

Obveščanje in časovna pravila

Sistem EBA DMS s svojimi podpornimi servisi omogoča pošiljanje obvestil, da uporabnike opozori na določeno akcijo, npr. prejetje dokumenta.

S tem lahko pridobimo enostaven nadzor nad prejetimi dokumenti in dokumenti, ki čakajo na obdelavo.

Sporočila, ki se bodo posredovala po elektronski pošti, imajo prednastavljeno vsebino v zadevi in telesu sporočila,  lahko pa jo oblikujete sami v različnih jezikih. 

Obveščanje nastavljamo in urejamo v meniju Administracija > Obveščanje.

Akcije, ki sprožijo obveščanje:

  • Posredovan – uporabnik je dobil dokument v svojo pisarno,
  • Dodeljen dostop – uporabnik je dobil dostop do dokumenta,
  • Klasificiran – dokument je bil klasificiran v klasifikacijo, katere skrbnik je uporabnik,
  • Posredovan paket – uporabniku je bil posredovan paket iz skenirnice.

Predpogoji za pošiljanje obvestil

  • Messenger servis

Servis mora biti zagnan in vsi klienti morajo imeti dostop do strežnika, kjer je servis zagnan. Preverite tudi, če so odprta vrata na požarnem zidu, privzeta vrata so 8078. Številko vrat lahko nastavite v Control Centru.

  • SMTP strežnik

Za pošiljanje e-pošte preko messenger servisa potrebujete SMTP strežnik, ki mora biti ustrezno nastavljen. Lahko uporabljate svojo rešitev, lahko pa rešitev kakega ponudnika – npr. Office365.

Zaradi principa delovanja pošiljanja – SMTP relay – je potrebno urediti, da ima nastavljeni e-poštni naslov pravice za pošiljanje pošte v imenu e-poštnega naslova, ki ga ima uporabnik vnesenega v nastavitvah.

  • Vneseni e-naslovi pri uporabnikih v EBA DMS

Če želi uporabnik pošiljati e-pošto preko sistema, mora imeti vnesen e-poštni naslov.

E-poštne naslove uporabnikom lahko vnaša in spreminja administrator v meniju Administracija>Sistem pooblastil>Uporabniki.

  • Nastavitve obveščanja

Podroben opis je na naslednji strani.

Status

V program smo vdelali obvestila, kjer vidite, ali je obveščanje in/ali pošiljanje e-pošte omogočeno ali ne:

Slika 1: Onemogočeno obvešanje pri posredovanju dokumenta

V tem primeru je potrebno pregledati vse točke iz teme Predpogoji za pošiljanje obvestil.

Primer omogočenega pošiljanja dokumenta po el. pošti:

Slika 2: Omogočeno pošiljanje elektronske pošte iz programa

Članki