Pooblastila za upravljanje z dokumenti so vezana na delovna mesta.

Na delovnem mestu dodajate pravice, ki dovoljujejo/ omejujejo delo s tipi dokumentov.

Znotraj tipa dokumenta lahko dodelite/ omejite pravice glede na smer dokumenta, na vsakem tipu dokumenta pa določite akcije, ki jih uporabniki lahko izvajajo.

Do okna za nastavljanje pravic dostopamo tako, da z desnim klikom miške izberemo delovno mesto, za katerega želimo urediti pravice, ter nato iz men ija izberemo “Spremeni pravice na delovnem mestu”.

Ko kreirate delovno mesto, uporabniki na tem delovnem mestu nimajo nobenih pravic za delo z dokumenti. Zato morate skladno z vašimi zahtevami dodajati pravice za delo z dokumenti.

Za delovno mesto lahko opredelite nadrejenost  delovnega mesta in/ ali onemogočite posredovanje dokumentov na to delovno mesto.

Delovno mesto je lahko nadrejeno. Če uporabnik na kateremkoli podrejenem delovnem mestu znotraj oddelka dobi dostop do posameznega dokumenta, dostop do tega dokumenta dobijo tudi uporabniki na delovnem mestu, ki je označeno kot nadrejeno.

Nadrejeno delovno mesto morate posebej označiti. Uporabnik, ki je razporejen na nadrejeno delovno mesto, se imenuje nadrejena oseba (uporabljeno v pravilih na dokumentu).

Posredovanje dokumentov na delovno mesto je privzeto. Za onemogočanje posredovanja morate to posebej označiti. Pri ročnem posredovanju se delovno mesto v organizacijski shemi ne bo prikazalo.

Tako delovno mesto je namenjeno za uporabo pri pravilih na dokumentih.

Dodajanje pravic na delovno mesto

Pravice dodajamo tako, da označimo tip dokumenta in/ ali akcije, ki so dovoljene.

Na spodnjem primeru so dodeljene pravice na tipu dokumenta: Dobavnica.
Z rdečo puščico je označen znak, s katerim razširite možnosti nastavljanja pravic, med drugim tudi tiskanje, izvažanje in podpisovanje dokumenta.

Dodatna navodila

V kolikor ste v EBA DMS definirali posebne parafe, potem morate označiti, s katero vrsto parafe lahko uporabnik na tem delovnem mestu parafira dokument.

Prav tako tu dodajate pravice za:

• podpisovanje dokumentov,
• mobilni podpis,
• podpis na podpisni tablici,
• tiskanje,
• izvoz na disk,
• pošiljanje dokumenta po e-pošti
• deljenje dokumenta

Opis pooblastil na delovnem mestu

Priprava podatkov

To pravica se dodeli na vsa delovna mesta, na katerih so uporabniki, ki zajemajo dokumente – jih skenirajo, uporabljajo  EBA Tiskalnik za zajem ali uvažajo PDF dokumente. V pripravi podatkov je tudi pravica do uporabe predlog, ki so dodeljene tipu dokumenta.

Spreminjanje podatkov

Pomeni, da ima uporabnik pravico spreminjati podatke tipov in smeri dokumentov, za katere ima vklopljeno to pravico.

Parafiranje

Pomeni, da ima uporabnik, ki je dodeljen na to delovno mesto v orodni vrstici gumb  za parafiranje tistih tipov in smeri dokumentov, za katera je pooblaščen.

Podpisovanje  

Pomeni, da ima uporabnik, ki je dodeljen na to delovno mesto v orodni vrstici gumb  za podpisovanje tistih tipov in smeri dokumentov, za katera je pooblaščen.

Izvoz 

Pomeni, da uporabnik, ki je dodeljen na to delovno mesto, lahko dokumente izvaža v PDF. 

Skrbništvo

Pomeni, da ima uporabnik, ki je dodeljen na to delovno mesto skrbniški pregled nad tistimi smermi in tipi dokumentov, za katera je pooblaščen. Skrbniški pregled pomeni, da uporabnik/skrbnik vidi  vse dokumente v podjetju/ poslovni enoti/ oddelku , če skrbništvo ni omejeno.

V primeru omejenega skrbništvo, pa v skrbniškem pogledu vidi vse dokumente, ki ustrezajo pravicam, ki so mu dodeljene.

V hrambo  

Pomeni, da uporabnik lahko dokumente daje v hrambo in jemlje iz nje za tipe in smeri dokumentov, za katere ima to pravico.

Zavrnitev

Pomeni, da uporabnik lahko zavrne prejet dokument. Zavrnitev dokumenta je zakonsko obvezna v primeru, da dokument ne izpolnjuje formalnih pogojev za elektronsko poslovanje (neveljaven ali preklican certifikat; potvorjen podpis). Zavrnitev je formalno pravilna pot, ko prejeti dokument vsebinsko ni pravilen. 

Uničenje

Pomeni, da uporabnik lahko uniči dokument. Uničen dokument nima veljave pri poslovanju. Akcija je podobna  kot, če bi papiren dokument odvrgli v razrez. Ker pa brisanje prejetih in izdanih dokumentov ni omogočeno, je podprta ta akcija. Uničen dokument dobi status Uničen in vodni žig UNIČEN, takega pa se lahko prestavi v hrambo.

Zaključitev 

Pomeni, da uporabnik lahko zaključi dokument. Zaključitev zaklene spremni list in spremembe niso več mogoče. Avtor zaključitve in skrbnik lahko zaključitev odstranita, če so potrebne naknadne spremembe na spremnem listu. Program EBA je možno nastaviti tako, da je v hrambo možno dajati le zaključene dokumente.

Zunanja mreža 

Pomeni, da uporabnik lahko dostopa do dokumentov iz zunaje mreže.