Uporabnik lahko na dokumentu izvaja različne akcije. Dokument lahko digitalno podpiše, parafira, posreduje, komentira, doda/spremeni podatke itd.
Akcije na odprtem dokumentu se izvedejo tako, da odprete dokument in nato kliknete želeno akcijo v meniju “Akcije” ali gumb v orodni vrstici.
Če uporabnik nima pravic za izvedbo akcije, se prikaže opozorilno okno s sporočilom. Če akcija ni na voljo, je gumb ali meni sivo obarvan.
Nekatere akcije na dokumentu je mogoče izvesti samo v meniju ”Dokument”, nekatera pa v pogledu seznama dokumentov v zavihku “Pisarna”.
Akcije lahko izvedete samo na izbranih dokumentih. S klikom z desnim miškinim gumbom na izbranem(-ih) dokumentu(-ih) se prikaže meni možnosti, v katerem lahko izberete želeno akcijo.
Za zagotovitev pravne veljavnosti se vse akcije na dokumentu spremljajo in jih lahko popravite v zavihku “Sledi”.
Akcije so opisane v ločenih člankih v nadaljevanju.
Osnovno načelo za dokument v sistemu EBA DMS je, da ko je dokument na koncu svojega delovnega toka, ga je treba dati v arhiv. Uporabniki naj vse svoje dokumente obdelajo čim prej, da bodo njihove pisarne čiste (prazne, brez dokumentov), na koncu pa naj uporabnik ali dokument po pravilu postavi v arhiv.
Ko ima dokument status “Samo za arhiv”, ga ni mogoče spreminjati. Če želite dokument spremeniti, ga morate vzeti iz arhiva z akcijo “Vzemi iz hrambe”. Dokument se vrne v pisarno trenutnega uporabnika.