Dostop do dokumentov je vezan na delovno mesto in ne na posameznega uporabnika. Če uporabnik dobi dostop do dokumenta, imajo istočasno dostop do dokumenta tudi vsi drugi uporabniki na tem delovnem mestu.
Takšna ureditev dostopa je posledica dejstva, da so dokumenti last podjetja in ne zaposlenih v podjetju.
V organizacijski strukturi je tudi delovno mesto last podjetja in ne osebe, dokument pa pripada delovnemu mestu.
Glavne značilnosti dostopa do dokumentov:
- Za dostop do dokumenta mora biti uporabnik pooblaščen za delo z določeno vrsto dokumenta. Pooblastila so dodeljena delovnemu mestu.
- Dostop do dokumenta je omogočen vsem uporabnikom na delovnem mestu ob predložitvi dokumenta temu delovnemu mestu ali posameznim uporabnikom na tem delovnem mestu (akcija Posreduj).
- Dostop do dokumenta dobi delovno mesto, če mu drug uporabnik odobri dostop do dokumenta (akciji Dodeli dostop in Urejanje dostopa).
- Pri predložitvi dokumenta na delovno mesto imajo dostop do delovnega mesta hkrati višja delovna mesta in skrbniki te vrste dokumenta.
- Pri posredovanju dokumenta na delovno mesto imajo dostop nadrejena delovna mesta in uporabniki z nadzornim dostopom določene vrste dokumenta.
- Vrhovni upravitelji in upravitelji v sistemu EBA DMS ter nadrejeni uporabniki, ki nimajo nastavljene omejitve nadzora za določeno vrsto dokumenta, imajo dostop do vseh dokumentov in dovoljenja za urejanje dostopa.
- Preklic dostopa je dovoljen avtorju dokumenta, administratorjem in uporabnikom z nadzorom.
- Trenutnemu uporabniku, ki ima dokument v svoji pisarni, ni mogoče zavrniti dostopa.
- Preklic dostopa ni omogočen za vsa nadrejena delovna mesta trenutnega uporabnika.
- Uporabnikom z nadzorom ni mogoče odvzeti dostopa brez omejitev.
- Dostop je mogoče odvzeti le osebam z omejenim nadzorom, dokument pa trenutno ni v obsegu njihovih omejitev.
- Odstranite lahko dostop rednim uporabnikom, nadrejenim uporabnikom (razen nadrejenega trenutnega uporabnika) in upraviteljem, katerih omejitve na trenutnem dokumentu ne izhajajo iz nadzora.
Vsaka odobritev/odvzem dostopa se zabeleži v sledovih dokumentov.
Kako urediti dostop
- V zavihku Dostop v podoknu s podrobnostmi dokumenta na odprtem dokumentu, kjer lahko dodelite ali prekličete dostop.
- Izvedba dejanja “Uredi dostop” na odprtem dokumentu, kjer lahko dodelite dostop. Za več informacij glejte ta članek.
- Izvedba dejanja “Uredi dostop” v podoknu s seznamom dokumentov, kjer lahko dodelite ali prekličete dostop (glejte sliko).
