Sistem EBA DMS privzeto obdeluje vsak skeniran in uvožen dokument z vgrajenim OCR.
Prepoznavanje nam pomaga pri kasnejši obdelavi dokumentov istega izdajatelja, saj si sistem zapomni položaj določenih podatkov, zapisanih na dokumentu, kot so datum izdaje, neto vrednost itd.
Položaj podatkov je zapisan v predlogah.
Vsakič, ko določimo nove podatke (s klikom nanje), ustvarimo predlogo.
Predlogo lahko ustvarite tudi z uporabo dejanja "Naučite se predloge" v meniju Proces.
Za nastavitev pogleda, v katerem je slika dokumenta poleg podatkov dokumenta, izberite možnost Pogled>Pogled dokumenta>Postavitev vodoravno:
Opredelitev podatkov
V sistem uvozite ali optično preberite dokument.
Najprej določite pošiljatelja dokumenta in vrsto dokumenta:
Če pošiljatelj ali vrsta dokumenta nista opredeljena, se prikaže napaka:
Urejanje podatkov
Če optično prebrani ali uvoženi dokument ni kakovosten ali je nečitljiv, lahko vrednosti urejate ročno.
Preprosto kliknite na želeno polje vrednosti in vnesite pravilne podatke:
Enako velja, če želite urediti napačno prepoznano vrednost. Kliknite na polje vrednosti in ga uredite.
Polja se shranijo s pritiskom na tipko enter ali ko kliknete zunaj polja za urejanje.
Zahtevani podatki:
Če imate nastavljene zahtevane podatke – obrnite se na skrbnika sistema EBA DMS, da preverite, katera polja so nastavljena kot zahtevana za določeno vrsto dokumenta – morate te vrednosti izpolniti, preden lahko dokument posredujete v pisarno uporabnika.
Obvezni podatki imajo pred seboj rdečo lučko. Ko vnesete ali prepoznate zahtevane podatke, se lučka spremeni v modro.