Sistem EBA DMS omogoča izdelavo klasifikacijskega načrta, zato lahko dokumente razvrščate v skladu s tem načrtom.
Uporabniki, ki imajo dovoljenja za delo s klasifikacijo, imajo v glavnem oknu programa dodaten zavihek in lahko tam dostopajo do razvrščenih dokumentov:
Načrt razvrščanja lahko pripravi skrbnik EBA, pri razvrščanju so lahko skrbniki samo delovna mesta.
Klasifikacija v sistemu EBA DMS organizira dokumente v mape (po dejavnostih / zadevah / oddelkih / sektorjih / obdobjih / vsebini itd.) v skladu z načrtom klasifikacije podjetja.
Te mape lahko nato uporabite za dostop do želenega nabora dokumentov, seveda v skladu s pooblastili.
Dostop do razvrščenih dokumentov je v funkcijski vrstici glavnega okna pod razdelkom Klasifikacija. Če podjetje uporablja klasifikacijo, imajo ta razdelek vsi uporabniki, dostop do dokumentov pa je omejen na dodeljene pravice.
Uporabnik lahko vidi samo tiste dokumente, do katerih ima dostop, in tiste, ki so v njegovih skupinah. Poleg tega je prikaz zožen na pravice, dodeljene delovnemu mestu.
Delo z dokumenti v razdelku Klasifikacija je enako kot delo v pisarni, spremeni se le prikaz dokumentov.
Dokument lahko razvrstite od:
- prostora za skeniranje,
- v oknu za zajemanje ali
- na odprtem dokumentu
Kako klasificirati dokument
Skenirnica
V podoknu z obveznimi podatki, kjer izberete pošiljatelja/prejemnika dokumenta ter vrsto in smer dokumenta, imate spustni meni – klasifikator:
Seznam dokumentov / odprt dokument
Do okna klasifikatorja lahko hitro dostopate s pritiskom tipk ctrl+k na tipkovnici.
Izberete lahko tudi dokument s seznama in ga kliknete z desno tipko miške ter izberete možnost klasificiraj.
V meniju Akcije je na voljo tudi akcija klasificiraj na odprtem dokumentu.
Ko izberete dejanje klasificiraj, se prikaže okno, v katerem izberete ustrezeno klasifikacijo za dokument. Ko je dokument klasificiran pridobi klasifikacijsko številko:
