1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Uporabniška navodila
  4. Predstavitev uporabniškega vmesnika
  5. Glavno okno programa
  6. Menijska vrstica

Menijska vrstica

Omogoča izvajanje določenih funkcij na dokumentih ter upravljanje raznih nastavitev. Menijske funkcije so odvisne od konteksta, to pomeni, da jih lahko dosežemo oziroma izvedemo samo ob določenih pogojih. Primer: določene operacije so dosegljive samo kadar so označeni dokumenti. Če operacija ni mogoča, je gumb onemogočen (osiven).

Meni Datoteka

Odjava
Prek tega menija se trenutni uporabnik odjavi iz programa, ki po odjavi ostane odprt. Akcija uporabniku zapre vse dokumente. Če na katerem dokumentu spremembe niso shranjene, program vpraša uporabnika, če želi spremembe shraniti.

Zakleni program
Uporabnik s to akcijo ostane prijavljen v program, zaklene pa glavno okno programa, da ni mogoče odpirati novih dokumentov ali spreminjati nastavitev. Spremembe na odprtih dokumentih so še mogoče, saj zaklep odprtih dokumentov ne zapre. če je uporabnik za aktivno sejo shranil svoje geslo, bo ob odklepanju program ponovno zahteval geslo.
V meniju Administracija > Splošne nastavitve > Ostalo > Zaklepanje programa je možno nastaviti samodejno zaklepanje programa po določenem času (v minutah) neaktivnosti uporabnika. Kot neaktivnost se smatra neuporaba tipkovnice in miške. Spremenjena nastavitev se upošteva ob ponovnem zagonu programa.

Izvoz
Ta akcija izvozi na seznamu izbran(e) dokument(e) kot posamezne XML datoteke. Format podatkov lahko določimo v spustnem seznamu oblika.

Pošlji po elektronski pošti
S to funkcijo lahko pošiljate elektronske dokumente iz EBA preko elektronske pošte poljubnemu naslovniku. Interni poštni strežnik je poštni strežnik podjetja. Dokumenti, poslani preko e-pošte, se pošljejo kot PDF vizualizacija in kot XML podatki.

Pošlji sporočilo o dokumentu
S to akcijo pošljete EBA uporabniku(om) sporočilo o dokumentu, ki ste ga prej označili. Sporočilo je mogoče poslati več prejemnikom, vendar samo za en dokument.

Uvozi nastavitveno datoteko
Ta meni je aktualen samo za uporabnike, katerim nekdo drug pripravi EBA nastavitveno .ini datoteko, to je bodisi računovodski servis, bodisi informatika podjetja. Prednastavljene nastavitvene datoteke se večinoma uporabljajo v primeru dela na daljavo, kjer se nastavitvena datoteka pripravi s pomočjo čarovnika v programu EBA Sinhronizator.

Natisni
Akcija natisne vse na seznamu izbrane (označene) dokumente, enega po enega.

Natisni seznam
Akcija natisne trenutno prikazan seznam dokumentov (ne dokumentov samih). Natisne vse stolpce, ki so trenutno prikazani na seznamu. Akcija se uporablja npr. za pripravo poročil ali statistik.

Izhod
Akcija odjavi uporabnika in zapre program. Program uporabnika vpraša, če želi shraniti spremembe na še ne shranjenih dokumentih.

Meni Urejanje

Izbriši
Akcija izbriše izbrane dokumente na seznamu.
Brisati je možno samo izhodne, še ne izdane in interne dokumente. Dokumente lahko brišejo njihovi avtorji in skrbniki. če je dokument že parafiran ali podpisan, mora avtor parafa/ podpisa le-tega odstraniti, da lahko avtor dokumenta zbriše dokument. Skrbnik lahko zbriše tudi že parafiran/ podpisan dokument (če ni izdan), interne lahko zbriše kadarkoli.

Kopiraj seznam
Akcija kopira podatke izbranih dokumentov na seznamu. Kopirajo se podatki trenutno vklopljenih stolpcev. Kopirane podatke se lahko uporabi za nadaljnjo uporabo v drugih programih, npr. Calc, Excel, ali kateremkoli drugem programu, kamor je možno prilepiti tekst.

Kopiraj povezavo na dokument
Akcija v odložišče kopira povezavo do dokumenta. Povezavo lahko pošljete drugemu uporabniku v sistemu, da bo odprl dokument. Uporabnik mora imeti nameščen EBA DMS klient in povezavo do podatkovne baze.

Meni Pogled

Velikost ikon
Nastavitev velikost ikon – majhne ali velike ikone.

Tekst ob ikonah
Nastavitev, ali naj bo tekst desno od ikone, pod ikono ali naj bodo ikone prikazane brez teksta.

Orodne vrstice
Tu se vklopi prikaz “Odložišča”. V odložišče (angl. clipboard) npr. odložimo dokument, ki ga želimo povezati s kakšnim drugim dokumentom. Če vklopite orodno vrstico “Odložišče” se v spodnjem delu pojavi okno odložišča.

Osveži (F5)
Akcija osveži trenutno prikazan seznam.

Podrobnosti o dokumentu (ctrl+d)
Akcija pokaže oz. skrije podrobnosti o dokumentu – zavihek spremni list, povezave, dostop, verzije, sledi…

Velikost ikon
Nastavitev velikost ikon – majhne ali velike ikone.

Tekst ob ikonah
Nastavitev, ali naj bo tekst desno od ikone, pod ikono ali naj bodo ikone prikazane brez teksta.

Orodne vrstice
Tu se vklopi prikaz “Odložišča”. V odložišče (angl. clipboard) npr. odložimo dokument, ki ga želimo povezati s kakšnim drugim dokumentom. Če vklopite orodno vrstico “Odložišče” se v spodnjem delu pojavi okno odložišča.

Osveži (F5)
Akcija osveži trenutno prikazan seznam.

Podrobnosti o dokumentu (ctrl+d)
Akcija pokaže oz. skrije podrobnosti o dokumentu – zavihek spremni list, povezave, dostop, verzije, sledi…

Meni Akcija

Podpiši
S to akcijo se digitalno podpiše vse izbrane dokumente na seznamu.
Podpis pomeni pravno veljaven elektronski podpis s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Uporabnikom z internim certifikatom ali brez pravic podpisovanja dokumentov je gumb onemogočen. Gumb je omogočen samo na izhodnih, še ne izdanih in internih dokumentih. Podpis se uporablja pri prejetih dokumentih in dokumentih, ki bodo poslani elektronsko. V primeru elektronsko prejetega dokumenta je podpis na dokumentu pošiljateljev, v primeru skeniranega dokumenta pa prejemnikov. Podpis zagotavlja avtentičnost dokumenta in zaščito pred poneverbo.

Parafiraj
S to akcijo se parafira vse izbrane dokumente na seznamu. Paraf imenujemo digitalni podpis z internim (nekvalificiranim) certifikatom. S tem je omogočeno podpisovanje – parafiranje dokumentov tudi uporabnikom, ki uporabljajo interni certifikat. Paraf je sicer dostopen tudi uporabnikom, ki uporabljajo kvalificirano digitalno potrdilo. Parafi se uporabljajo za podpisovanje dokumentov znotraj podjetja, ko je dokument v toku obdelave in potrjevanja. Za zunanje naslovnike dokumenta paraf nima nobene vloge.

Izprazni odložišče
Akcija odstrani vse dokumente iz odložišča.

Za izvedbo akcij Obnovi.. in Posodobi.. so potrebne administratorske pravice.

Obnovi vsebinske podatke
Akcija obnovi vsebinske podatke v prikazu dokumentov v raziskovalcu.

Obnovi število povezanih dokumentov
Akcija obnovi število povezanih dokumentov.

Posodobi indeks za iskanje za izbrane dokumente
Akcija osveži indeks iskanja po celem tekstu (FTS – Full Text Search) za na seznamu izbrane dokumente. Akcija se uporabi, če iskanje po celem tekstu ne najde želenega zadetka. Akcija se uporablja v izjemnih primerih, saj se indeksiranje sicer izvaja samodejno ob zajemu ali spremembi dokumenta.

Posodobi indeks za iskanje za neideksirane dokumente
Akcija osveži indeks iskanja po celem tekstu (FTS – Full Text Search) za neideksirane dokumente.

Posodobi indeks imenika
Akcija na novo prešteje in posodobi zapise v imeniku.

Posodobi število dokumentov v mapah
Akcija osveži število dokumentov v mapah v pregledu števila dokumentov v mapah na desni strani glavnega okna.

Meni Okno

Vam prikaže vsa odprta okna sistema. Na primer, če imate odprtih več dokumentov hkrati, vam bo senzam pokazal vse odprte dokumente. Trenutno okno je označeno s kljukico. Na posamezno okno lahko preklopite s klikom.

Meni Orodja

Imenik
V EBA DMS se s partnerji upravlja preko imenika. V dialogu imenikaiščete partnerje po različnih iskalnih pogojih. Zunanji id je šifra, ki jo ima partner v drugi podatkovni bazi zunaj EBA sistema. Največkrat gre za povezavo EBE z ERP sistemi, centralno upravljanje s partnerji se izvaja v  ERP sistemu,  podatke o partnerjih pa si  ERP izmenjuje z EBA DMS.

Varnostna kopija
S tem orodjem je možno narediti polno varnostno kopijo in obnovitev sistema EBA DMS iz varnostne kopije, skupaj z vsemi nastavitvami, uporabniki, dokumenti in tudi certifikati, ki so shranjeni v EBA hrambi certifikatov.

Osebne nastavitve
Vsak uporabnik si lahko v osebnih nastavitvah nastavi nadomeščanje v času svoje odsotnosti in nekatere ostale nastavitve.

Nastavitve
V tem meniju nastavljamo povezavo z bazo podatkov ter urejamo nekatere sistemske nastavitve, npr. proxy povezavo, privzet jezik programa, lokacija log datoteke.

POZOR – če uporabljamo deljeno init.ini datoteko za dostop do baze lahko s spremembami onemogočimo dostop do programa ostalim uporabnikom!

Spremeni geslo
Vsak uporabnik si lahko ponastavi geslo za prijavo v EBA DMS in za parafiranje ter podpisovanje dokumentov, kot tudi za spreminjanje podatkov dokumenta, ipd. Uporabniki svoje geslo lahko spremenijo v skladu z varnostno politiko podjetja oz. skladno z nastavitvami upravljanja gesel. Meni je dosegljiv samo uporabnikom, ki imajo certifikat hranjen v EBA DMS hrambi. če je certifikat v Windows hrambi, ta meni ni viden.

Meni Pomoč

EBA DMS navodila (F1)
Akcija odpre ta navodila v privzetem spletnem brskalniku. Potreben je dostop do interneta.

Jezik
Spremenimo jezik programa. Po spremembi moramo program zapreti in ponovno zagnati.
Spreminjamo lahko tudi jezik za posamezne vmesnike.

O programu
Prikaže okno s podatki o verziji sistema.

Kako vam lahko pomagamo?