Če ima uporabnik ustrezne pravice v sistemu (pravica za pripravo dokumentov in uporabo predlog), lahko dokumente uvozite ali pripravite tako, da z desnim gumbom miške kliknete na mapo vrste dokumenta in izberete eno od dveh možnih dejanj:
Uvoz dokumentov
Za enostaven uvoz dokumenta izberite ustrezno mapo vrste dokumenta, kliknite nanjo z desno tipko miške in izberite “Uvozi datoteke”.
Prikaže se novo okno, v katerem lahko izberete dokument(e) za uvoz.
Če imate nastavljeno več podjetij, vas sistem pozove, da izberete podjetje, za katero uvažate dokument (lastnik).
Dokument obdelajte na enak način, kot če bi ga uvozili ali skenirali prek optičnega bralnika, in ga pošljite uporabniku.
Dokument je zdaj uvožen v sistem.
Dovoljene oblike dokumentov so: .pdf, .html, .htm, .tiff, .tif, .jpeg, .jpg, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx, .md, .doc, .docx.
Dokumente povlecite in spustite
Enak postopek velja, če za uvoz datotek v sistem uporabljate načela povleci in spusti – odprite na primer mapo in preprosto povlecite dokument v podokno za prikaz dokumentov ali nad mapo z želeno vrsto dokumenta.
E-pošto lahko uvozite tudi neposredno iz programa MS Outlook.
Ustvarjanje novega dokumenta iz predloge
Za ustvarjanje novega dokumenta v sistemu EBA DMS lahko uporabite predlogo.
Predloga je lahko e-obrazec, narejen v programu EBA Developer, ali dokument MS Office ali Libre Office.
Za uporabo predlog MS Word ali Libre Office mora imeti uporabnik na svojem računalniku nameščeno ustrezno programsko opremo.
Mape z omogočenimi predlogami so označene z zeleno barvo:
Če želite ustvariti novo predlogo obrazca dokumenta, kliknite na ikono zelene mape. Odpre se novo pojavno okno, v katerem lahko izberete predlogo. Dvakrat kliknite na želeno predlogo.
Predloga MS Office / Libre Office
Če izberete predlogo MS Office ali Libre Office, se odpre ustrezna programska oprema, v kateri lahko urejate predlogo – vnesete želene podatke, urejate besedilo itd. Po končanem delu shranite svoje delo in zaključite programsko opremo za urejanje besedila, da se vrnete v sistem EBA DMS z urejeno predlogo.
Predloga e-obrazca EBA
Z izbiro predloge e-obrazca EBA se odpre novo okno v sistemu EBA DMS, v katerem lahko vnesete želene podatke v e-obrazec.
Ko dokument shranite, ga lahko posredujete v svojo pisarno ali pisarno drugih uporabnikov v dodatno urejanje. Ko je dokument e-obrazca končan, ga je treba parafirati, da iz njega ustvarite dokument PDF.
Podroben priročnik o programu Tempales je na voljo tukaj.
O tem, kako nastaviti dovoljenja in predloge, glejte priročnik za administratorje.