Verzioniranje se uporablja za posodobitev vsebine obstoječega (osnovnega) dokumenta. Po verzioniranju osnovni dokument postane stara verzija in ustvari se nova osnovnega dokumenta.
Velja zadnja vezija dokumenta, verzije je mogoče preklicati.
Izvede se lahko spreminjanje verzij:
- V skenirnici
- Na odprtem dokumentu
- V oknu za zajemanje
- Na osnovnem dokumentu, ustvarjenem z MS Office, ali na e-obrazcu (ustvarjenem z EBA developer orodji)
Primer:
Dobavnica je shranjena v sistemu EBA DMS. Ko je podpisana dobavnica prejeta in uvožena v sistem EBA DMS, se ustvari nova verzija nepodpisane dobavnice in podpisani dokument postane veljaven.
Ustvarjanje verzij v skenirnici
V skenirnici dokument čaka na obdelavo. V vrstico za iskanje v zgornjem desnem kotu vnesite merila za iskanje. V našem primeru je vnesena številka dokumenta:
Rezultat iskanja se prikaže v pojavnem oknu. Izberite osnovni dokument:
Vrstica za iskanje postane zelena. Na koncu iskalne vrstice izberite Nova verzija:
Podpisana dobavnica v skenirnici postane nova verzija. Verzije dokumenta si lahko ogledate v zavihku Verzije:
Preklic verzij v skenirnici je onemogočen. Dokument lahko izbrišete v skenirnici ali prekličete verzije po pošiljanju dokumenta z verzijami iz skenirnice