V zavihku Iskanje lahko na različne načine iščemo dokumente in podatke.
Iščemo lahko po kontekstualnih podatkih, metapodatkih, komentarjih in drugih podatkih. Uporabimo lahko iskanje na podlagi meril, izvedemo iskanje po celotnem besedilu (FTS – Full-Text-Search), lahko pa tudi kombiniramo obe vrsti iskanja.
Iskanje na podlagi kriterijev se uporablja, kadar uporabnik natančno ve, katere podatke vsebuje dokument in katere kriterije bo uporabil za iskanje.
Primer: uporabnik določi, da bo iskal račune podjetja “ACME d.o.o.” z znano številko računa in da je podjetje prejelo račun aprila 2013.
Polno besedilno iskanje se uporablja, kadar uporabnik ne ve, po katerih merilih (podatkih) bo našel dokument – preprosto vnese ključne besede in med rezultati iskanja najde pravi dokument. Primer: uporabnik v iskalno polje nad seznamom dokumentov vnese besede: “ACME d.o.o. računalnik 1234”.
Vsi uporabniki z vlogo uporabnik lahko dostopajo do zavihka Iskanje.
Vsak uporabnik lahko najde samo tiste dokumente, za katere je pooblaščen ali ima dostop do njih.
Če določenega dokumenta ne najdete, to ne pomeni nujno, da ta dokument ne obstaja v sistemu, ampak je bolj verjetno, da nimate dostopa do njega.
Nadzorniki lahko vedno najdejo vse dokumente – za vrsto dokumenta in smer, za katero imajo nadzor. Glejte razdelek Nadzor v priročniku za administratorje.
Dokumente lahko iščete znotraj aktivnih ali arhiviranih dokumentov. Aktivni dokumenti so tisti dokumenti, ki so še vedno v delovnem toku in še niso končani. Ko so končani – opravili so celoten postopek delovnega toka – postanejo arhivirani dokumenti.
PRIMER: prejeti račun je aktiven od zajema do kontrole, dokler ni prenesen v ERP in likvidiran. Po likvidaciji sistem EBA DMS dokument premakne v arhiv.
Da bi optimizirali hitrost delovanja sistema, se na seznamu prikaže samo prvih 255 vrstic. Če na seznamu niso prikazani vsi dokumenti, program v vrstici stanja prikaže obvestilo, koliko dokumentov je prikazanih in koliko jih dejansko obstaja v trenutno izbrani mapi. Program lahko prisilite, da prikaže vse rezultate, vendar predlagamo uporabo filtrov nad seznamom, da se prikažejo želeni rezultati.
Hitri nasveti: Če želite prikazati vse dokumente, vedno označite možnosti Aktivni in Arhivski dokumenti. Če uporabljate sistem FTS, v polje FTS vnesite samo besedilo. Pri uporabi meril vedno izberite vrsto dokumenta in smer v polju merila.
Iskanje na podlagi meril
Vedno izberite vrsto dokumenta in smer, sicer lahko iščete samo v splošnih poljih. Če določite vrsto dokumenta in/ali smer, lahko dodate tudi iskalna polja iz kontekstualnih podatkov in spremnega dokumenta.
Za izbiro iskalnega polja preprosto kliknite ikono, kot je prikazano na spodnji sliki:
Ko ste vnesli želena merila, izberite, ali želite iskati v aktivnih ali arhiviranih dokumentih ali v obeh, in kliknite gumb “Išči” za prikaz rezultatov.
Nastavitev za več podjetij
Če imate v sistemu EBA DMS nastavljeno več podjetij, lahko filtrirate iskanje za določeno podjetje tako, da izberete podjetje iz spustnega menija v zgornjem desnem kotu orodne vrstice:
Iščete lahko tudi v vseh podjetjih: s seznama izberite možnost “Vsa podjetja”.
Iskanje po celotnem besedilu
Pri iskanju po celotnem besedilu samo vnesite želene besede v polje Poišči in pritisnite ENTER. Sistem bo prikazal vse dokumente, ki vsebujejo to besedo.
Kombinirano iskanje
Združite lahko obe zgoraj opisani vrsti iskanja.
Zavihki
Morda boste morali poiskati več dokumentov z uporabo različnih meril ali pa boste morali ustvariti pogled za prikaz dokumentov iz preteklosti. Enostaven način za izvajanje več iskanj hkrati je uporaba zavihkov. Preprosto kliknite zeleni znak +, da odprete nov zavihek za iskanje.
