Osnovno načelo za dokument v sistemu EBA DMS je, da je treba dokument, ko se konča njegov delovni tok, dati v arhiv. Uporabniki morajo čim prej obdelati vse svoje dokumente, da ohranijo svoje pisarne čiste (prazne, brez dokumentov), vendar mora končni uporabnik ali dokument po pravilu dokument spraviti v arhiv.
Arhivirani dokumenti niso več vidni v pisarnah uporabnikov, vendar so dostopni prek zavihka Iskanje in imajo nastavljen status “V hrambi”.
Za iskanje arhiviranih dokumentov označite možnost “Dokumenti v hrambi”, da se prikažejo arhivirani dokumenti. O tem, kako poiskati arhivirane dokumente, glejte članek v zavihku Iskanje.
Ko ima dokument status “Samo za arhivu”, ga ni mogoče spreminjati. Če želite spremeniti dokument, ga morate vzeti iz arhiva z akcijo “Vzemi iz hrambe”. Dokument se vrne v pisarno trenutnega uporabnika.
Kako ročno arhivirati dokumente
Uporabnik mora imeti na svojem delovnem mestu nastavljena dovoljenja, da lahko arhivira dokumente.
V pogledu Seznam dokumentov:
Izberite želene dokumente – večkratni izbor opravite s pritiskom na ctrl+klik – in z desnim klikom izberite “Izbrane dokumente v hrambo”.
Po tem izbrani dokumenti niso več navedeni v pogledu Seznam dokumentov.
Na odprtem dokumentu:
Če želite arhivirati odprt dokument, v menijski vrstici preprosto izberite Akcija>V hrambo. Ko je akcija sprožena, se dokument sam zapre.
Odvzem dokumentov iz arhiva:
Če želite vzeti dokumente iz arhiva, morate sprožiti akcijo “Vzemi iz hrambe”. Akcija se lahko izvede na enak način kot akcija “Izbrane dokumente v hrambo” zgoraj.
Avtomatizirano arhiviranje dokumentov
Če se za dokument uporabi pravilo, sistem dokument samodejno shrani v arhiv. Če je uporabljeno pravilo, se za več informacij obrnite na skrbnika sistema EBA.