Obstaja več načinov za deljenje ali izvoz dokumentov iz sistema EBA DMS. V tem članku jih bomo razložili in prikazali nekaj primerov ter predpogoje za deljenje dokumentov.
Predpogoji
EBA messenger servis mora biti nastavljen in prižgan. Če je vaš sistem nastavljen in pripravljen za pošiljanje sporočil prek e-pošte, boste videli zeleno statusno lučko.
Posvetujte se s skrbnikom sistema EBA in se prepričajte, ali je vse pravilno nastavljeno in deluje.
Izvoz
Dokument lahko izvozite v formatu .xml. Določite lahko tudi, v katero vrsto formata želite izvoziti, na primer EDIFACT, UBL, eSLOG ali samo osnovni dokument.
Če želite izvoziti dokument, ga izberite v prikazu seznama dokumentov in izberite akcijo Datoteka>Izvoz. Izberite vrsto in ciljno mapo ter pritisnite OK.
Dokument se izvozi z njegovim id kot imenom datoteke in končnico .xml.
Izvoz kot PDF
Dokumente iz sistema EBA DMS lahko izvozite kot PDF. Pri izvozu lahko izberete tudi nekatere možnosti, na primer izvozite lahko seznam podpisov, komentarje, priloge itd.
Če želite izvoziti dokument, ga odprite in izberite akcijo Dokument>PDF>Izvoz v PDF ali Ogled v PDF.
Na voljo imate več možnosti, katere elemente želite izvoziti. Označite možnosti, ki jih želite izvesti z izvozom:
Izvozi dokument – izvozi glavni dokument
Izvozi spremni list– izvozi spremni list
Izvozi podpisni list – izvozi podpisni list
Izvozi komentarje – izvozi vse komentarje na dokumentu
Izvozi seznam povezanih in vloženih dokumentov glavnega dokumenta – izvozi seznam vseh povezanih in vloženih dokumentov
V spustnem meniju imate na voljo dodatne možnosti o tem, kaj želite izvoziti:
Glavni dokument – izvozi samo glavni dokument
Vloženi in povezani – izvozi vložene in povezane dokumente (poleg glavnega, če je označeno)
Samo vloženi – izvozi samo vložene dokumente (poleg glavnega, če je označeno)
Samo prvi nivo – izvozi dokumente, vložene in/ali povezane neposredno z glavnim dokumentom
Vsi nivoji – izvozi vse vložene in/ali povezane dokumente glavnega dokumenta in njegove vložene/povezane dokumente.
Priponke
OPOMBA: Priloge, podpisni listi, spremni dokumenti itd. se izvozijo kot priponka PDF. Za ogled teh prilog v datoteki PDF uporabite program Adobe Acrobat Reader.
Skupna raba prek e-pošte
Posamezne dokumente iz sistema EBA DMS lahko pošljete prek integriranega odjemalca elektronske pošte.
Opomba: Messenger servis mora biti omogočen in ustrezno nastavljen za pošiljanje elektronske pošte.
Če želite poslati dokument prek e-pošte, ga odprite in izberite akcijo Dokument>pošlji po elektronski pošti.
V prikazu seznama dokumentov lahko pošljete tudi več kot en dokument. Izberite dokument (ali več dokumentov) v pogledu Seznam dokumentov in izberite akcijo Datoteka>Pošlji po elektronski pošti.
Možnosti izberite na enak naćin kot pri izvozu (opisano zgoraj), da določite, kaj želite poslati.
Prikaže se novo okno, v katerem ustvarite odhodno e-poštno sporočilo:
Prejemnik – vnesite e-poštni naslov prejemnika. Če imate prejemnika med stiki v imeniku, vam bo spustni seznam predlagal naslov.
Kp, Skp – vnesite e-poštne naslove za polji za kopijo in skrito kopijo.
Zadeva – vnesite temo sporočila
Prednost – iz spustnega menija določite prednost sporočila.
Obvestilo o dostavi – označite, če želite prejemati samodejno generirano obvestilo o dostavi iz poštnega strežnika prejemnika. Tako lahko potrdite, da je sporočilo doseglo prejemnikov poštni strežnik.
Dodaj priponke – dodajte priponko sporočilu. Izbrana sporočila in druge možnosti iz sistema EBA DMS so že dodane kot priponke.
V nadaljevanju lahko vnesete in oblikujete vsebino sporočila.
Vneseno vsebino in oblikovanje lahko celo nastavite za poznejšo uporabo – kot predlogo. To storite tako, da preprosto ustvarite svoje besedilo in oblikovanje sporočila ter ga shranite tako, da vnesete ime predloge v polje in kliknete na ikono diskete na desni strani okna:
Deljenje prek EBA portala za deljenje
Posamezne dokumente lahko delite prek EBA portala za deljenje. Izberete lahko, kako dolgo želite, da se dokument deli, nato pa ga pošljete na prejemnikov e-poštni naslov, kjer lahko prejemnik dokument odpre v svojem spletnem brskalniku in ga prenese.
Če želite deliti dokument prek portala za deljenje, morate imeti licenco EBA DMS Enterprise in EBA Mobile servis.
Če želite deliti dokument, ga odprite in izberite Dokument>Deljenje. Odpre se novo okno, v katerem nastavite naslov prejemnika, predmet, vsebino sporočila in koliko časa želite deliti dokument (enkratno ali časovno omejeno):
Prejemnik prejme sporočilo s povezavo za prenos dokumenta in geslom. Po kliku na povezavo mora za ogled dokumenta vnesti svoj e-poštni naslov in zagotovljeno geslo:
Po vnosu zahtevanih podatkov se odpre seznam dokumentov v skupni rabi.