Dokumentu v sistemu EBA DMS so lahko pripete datoteke. Vrsta ali velikost datoteke ni omejena, vendar je treba upoštevati, da se vsaka priponka shrani v podatkovno bazo sistema EBA DMS, zato večja priponka porabi več prostora.
Sistem EBA DMS ne preverja vsebine ali strukture priponk, zato pred in po priklopu preverite datoteko, da se prepričate, da je vse v redu.
Preden pripnete datoteko v sistem se morate zavedati, da jo je treba preveriti tudi glede morebitnih virusov ali škodljive programske opreme.
Najpogostejše vrste datotek – pdf, txt, html, jpeg itd. je mogoče predogledati tudi v sistemu EBA DMS.
Nadaljujte z branjem tega članka in si oglejte, kako nastaviti predogled priponk v pregledovalniku dokumentov.
Priponke v dokumentu so vidne v vrstici za priponke, nad podoknom za pregledovanje dokumentov. Če na dokumentu ni nobenih priponk, vrstica s priponkami ni vidna.
Dodajanje priponk
Obstajajo različni načini, kako vstaviti priponko v odprt dokument:
Gumb Pripni v orodni vrstici
Kliknite gumb Pripni, če želite pripeti datoteko iz datoteke. Pritisnite na puščico, da se prikaže meni z več možnostmi:
- Iz datoteke… – odpre pogovorno okno, v katerem lahko izberete datoteko za pripenjanje iz svojega datotečnega sistema.
- Skenogram… – odpre pogovorno okno optičnega bralnika za pripenjanje iz optičnega bralnika. Za uporabo te funkcije mora imeti uporabnik priključeno napravo za optično branje.
- Iz EBA tiskalnika – sistem vas pozove, da dokument natisnete iz EBA tiskalnika. Za več navodil glejte priročnik za EBA tiskalnik.
- Dokument iz odložišča… Sistem pripne datoteko, ki jo imate trenutno v odložišču
Nekatere možnosti se ponovijo z možnostjo podpisa – to pomeni, da bo sistem EBA DMS podpisal priložene datoteke s potrdilom optičnih bralnikov, da preveri njihov obstoj.
- Notranja priponka – ustvari in priloži besedilno datoteko z vašim vnosom.
- URL – priloži povezavo .URL do cilja
Gumb za pripenjanje v menijski vrstici
Datoteko lahko priložite prek menijske vrstice in akcije Pripni:
Vse možnosti so enake, kot je navedeno zgoraj v razdelku “Gumb Pripni v orodni vrstici”.
Povlecite in spustite datoteko
Poiščite datoteko, kliknite nanjo in jo povlecite v okno za prikaz dokumentov v sistemu EBA DMS. Prikaže se meni in vas vpraša, kaj želite storiti s to datoteko, in izberite “Dodaj kot priponko”:
Kopiraj & prilepi datoteko
Datoteko lahko pripnete kot priponko v odprt dokument. Datoteko preprosto kopirajte (ctrl+c) v oknu raziskovalca dokumentov (v operacijskem sistemu), nato pa preklopite nazaj v sistem EBA DMS in pritisnite ctrl+v ali kliknite gumb Pripni in izberite možnost “Dokument iz odložišča…”.
Pregledovanje in predogled priponk
Če želite odpreti priponko, jo preprosto dvakrat kliknite v vrstici s priponkami. Tako se priponka odpre v aplikaciji, ki jo določa vaš operacijski sistem.
Nekatere najpogostejše vrste datotek pa lahko v sistemu EBA DMS predogledate v podoknu za prikaz dokumentov. Takšne vrste datotek so besedilna datoteka (txt), dokument PDF (pdf), dokument MS Word (doc in docx) itd.
Če si želite ogledati predogled priponk v podoknu za prikaz dokumentov, nastavite prikaz dokumentov v podoknu s sličicami:
Zdaj so priložene datoteke vidne v podoknu s sličicami kot ločene strani in tudi v pregledovalniku dokumentov. Vsaka priponka ima modro naslovno vrstico z imenom datoteke, tako da lahko zlahka prepoznate, kdaj si priponko ogledujete. Pomaknite se navzdol v pregledovalniku dokumentov in videli boste priponke, ki so prikazane pod glavnim dokumentom.
Brisanje priponk
Če želite odstraniti priponko iz dokumenta, jo poiščite v vrstici s priponkami in pritisnite tipko DELETE na tipkovnici ali kliknite priponko z desno tipko miške in izberite možnost Izbriši.
Shranjevanje prilog
Priponke iz sistema EBA DMS lahko shranite v svojo napravo. Preprosto izberite želeno(-e) priponko(-e) in jo kliknite z desno tipko miške ter izberite možnost Shrani kot… ali Shrani vse…. Z možnostjo Shrani vse shranite vse priloge.