Vsak dokument, zajet v sistemu EBA DMS, je potrebno obdelati – imeti mora opredeljenih več podatkov:
- Pošiljatelj ali prejemnik dokumenta
- Smer dokumenta – vhodni, izhodni, interni
- Vrsta dokumenta (račun, dopis, dobavnica, …)
Če je v vašem sistemu določeno, da so nekateri podatki za določeno vrsto dokumenta obvezni – na primer datum izdaje in skupni neto znesek na prejemnem računu – je treba te podatke obdelati, da se dokument posreduje uporabnikom.
Ob vsakem prejemu novega dokumenta sistem ustvari predlogo v skenirnici, tako da bo ob naslednjem prejemu podobnega dokumenta od istega pošiljatelja sistem to samodejno prepoznal.
Za začetek obdelave dvakrat kliknite na sličico strani v zavihku Obdelava ali kliknite stran s seznama v fukcijski vrstici.
Barve dokumentov
Vsaka serija v sistemu EBA DMS je obrobljena z določeno barvo glede na to, ali smo obdelali obvezne podatke ali ne.
- Dokumenti z neveljavnimi ali manjkajočimi podatki so obarvani rdeče.
- Dokumenti s poškodovanimi podatki ali podatki, ki jih je treba preveriti, so obarvani rumeno.
- Dokumenti z veljavnimi podatki in izpolnjenimi vsemi obveznimi polji so obarvani modro.
Na zgornji sliki so z modro obrobo prikazani paketi dokumentov, ki imajo izpolnjene vse obvezne podatke. Z rdečo obrobo so označeni dokumenti, ki še niso bili obdelani. Z rumeno obrobo so označeni dokumenti, na katerih so podatki poškodovani in so potrebni preverbe.
Te oznake so vidne tudi, ko odprete dokument, da bi ga obdelali:
V fukcijski vrstici je tudi dokument s podatki potrebnimi preverbe obarvan z rumeno in obdelan dokument obarvan z modro.
Pošiljanje obdelanih dokumentov uporabnikom
Ko so obvezni podatki izpolnjeni, lahko dokument pošljete iz optičnega bralnika v pisarne uporabnikov. Na voljo imate več možnosti:
Pošlji uporabnikom (F4 ) – odpre se okno z ustreznimi delovnimi mesti in uporabniki, ki imajo dovoljenja za prejem dokumenta:
Akcija pošlje dokument na delovno mesto in ne neposredno uporabniku.
Pošlji neposredno uporabniku (ctrl F4)
Akcija pošlje dokument neposredno uporabniku, ki je izbran v pogovornem oknu.
Pošlji v mojo pisarno (ctrl shift F4)
Dokument se pošlje neposredno v pisarno trenutnega uporabnika.
Pošlji v mojo pisarno in odpri (shift F4)
Enako kot zgoraj, čeprav tokrat sistem dokument tudi odpre.
Komentarji
Uporabnik lahko v modulu Skenirnica na dokumente vnese komentarje. Komentarji se uporabljajo enako kot pri dokumentih v pisarni. Za več informacij glejte članek Komentiranje.