1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Delovni tok

Delovni tok

V podjetjih, kjer je delovni tok enostaven, se le-ta v EBA DMS lahko upravlja ročno. To pomeni, da vsak uporabnik, ki sodeluje v delovnem toku dokumenta, dokument obdela in ga ročno posreduje naslednjemu izvajalcu v delovnem toku, vse dokler dokument ne konča svojega življenjskega cikla v hrambi.

Za upravljanje kompleksnejših delovnih tokov se uporabljajo pravila. Uporaba pravil na dokumentih omogoča delno ali popolno avtomatizacijo delovnega toka dokumenta.

Vloga uporabnika je, da dokument obdela, sistem pa v skladu s postavljenimi pravili dokument avtomatsko usmeri v naslednjo fazo delovnega toka. Uporabniku torej ni potrebno skrbeti, kaj se z dokumentom dogaja, preden pride v njegovo pisarno in kaj se dogaja z dokumentom, ko njegovo pisarno zapusti.



Če popravljate pravila (predvsem v produkciji) , vam predlagamo, da uporabljate posnetke stanja – tako boste videli, kaj se je spreminjalo.

Za kreiranje pravil morate imeti dobro postavljene zahteve in poznati proces (delovni tok), ki ga boste pokrili s pravili. Če pravila ne delujejo kot ste si zamislili, ni nujno, da pravila ne delajo pravilno. Zato najprej preverite, kako ste pravila kreirali in zaporedje pravil. Prilagamo nekaj primerov, kako s pravili avtomatizirate določen procesa.

Splošni princip izvajanja pravil

Pravila se izvajajo zaporedno. Izvajanje pravil se konča, ko se eno od pravil uspešno izvede, ker je bil izpolnjen pogoj za njegovo izvedbo. S posebno opcijo lahko za pravilo določite, da se izvajanje ne konča. 

Pravilo se vključi v izvjanje, če je vklopljeno.

Pravila naj si zaporedno sledijo tista bolj specifična – ki imajo več pogojev, ter nato tista z manj pogoji, bolj splošna.

Z vsakim pravilom skušajmo čim bolj definirati pogoje, ki se morajo izpolnjevati za izvedbo pravila. Bolj, kot bomo pravilo definirali, boljšo avtomatizacijo sistema bomo vzpostavili.

Ko se pravilo izvede, uporabnik dobi obvestilo, kaj se je z dokumentom zgodilo:

Slika 1: Obvestilo o izvedbi pravila

V navodilih za kreiranje ni mogoče zajeti vseh kombinacij in možnosti, opisani so pogoji in akcije, ki se lahko izvedejo nad dokumenti. Nekateri pogoji in akcije logično niso združljivi. Nekateri pa so medsebojno odvisni in jih morate uporabiti v kombinaciji.

Priporočamo vam, da za kreiranje in testiranje pravil uporabljate testno okolje. Ko ste delovanje pravil uspešno pretestirali, jih prenesite v produkcijsko okolje. Pri prenosu pravil iz testa v produkcijo bodite pozorni na paramtetre pri podjetjih.

Članki

Kako vam lahko pomagamo?