Preden začnete uporabljati dokumentni sistem EBA DMS v produkciji, je potrebno pridobiti kvalificirana digitalna potrdila pri izdajatelju Sigen-CA ali drugem pooblaščenem izdajatelju certifikatov.
Certifikate potrebujete za delo z dokumentnim sistemom EBA DMS zaradi pravno formalne veljavnosti e-dokumentov.
Pomembno je, da so izdani na pravno in ne na fizično osebo, priporočamo pa, da so programski in ne na pametni kartici. Vsi certifikati morajo biti spletni.
Potrebujete skupno tri certifikate + (opcijsko) za zaposlene, ki bodo sami podpisovali izhodne dokumente (npr. vaše izhodne račune):
V letošnjem letu je z Amandmajem k 7. veriziji Politike prišlo do sprememb, ki vplivajo tudi na pridobivanje digitalnih potrdil za naše naročnike, in sicer:
- Za Zaposlene-vrhovni upravitelj sistema:
potrebujete kvalificirano Potrdilo za zaposlene; digitalno potrdilo je namenjeno osebni uporabi zaposlenega, za kar je potrebno uporabiti kvalificirano potrdilo za zaposlene. Naročen naj bo na uporabnika, ki bo skrbnik sistema EBA v vašem podjetju. - Skenirnica in Podpisnik:
potrebujete kvalificirano Potrdilo za e-žig; za oba namena je potrdilo namenjeno zagotovitvi izvora in celovitosti podatkov oz. dokumentov. Omogoča le podpisovanje dokumentov, ne pa tudi prijave in šifriranja. - Sistemski uporabnik:
potrebujete Potrdilo za informacijske sisteme; omogoča tudi prijavo in šifriranje. - OPCIJSKO: Za digitalno podpisovanje e-računov, je lahko podpisnik konkretna oziroma določena oseba (potrdilo za zaposlene) ali pa je lahko certifikat na splošni naziv z imenom npr. “Podpisnik e-računi <naziv podjetja>”.
Če imate več podjetij, potem morate pridobiti zgoraj naštete certifikate za vsa podjetja, razen sistemskega uporabnika. Certifikat za sistemskega uporabnika naj se glasi na podjetje, ki bo opravilo prvo registracijo podjetja.
Povezave do potrebnih zahtevkov za pridobitev digitalnih certifikatov SIGEN-CA
- Vrhovni upravitelj sistema (spletno potrdilo za zaposlene)
- Zahtevek za zaposlene – izpolni odgovorna oseba
- Zahtevek za bodočega imetnika – izpolni posamezni bodoči imetnik
- Skenirnica (spletno potrdilo za elektronske žige)
- Zahtevek za elektronske žige – izpolni odgovorna oseba
- Zahtevek za skrbnika potrdila – izpolni posamezni skrbnik potrdila
- Sistemski uporabnik (spletno potrdilo za informacijske sisteme)
- Zahtevek za informacijske sisteme – izpolni odgovorna oseba
- Zahtevek za skrbnika potrdila – izpolni posamezni skrbnik potrdila
Pri izpolnjevanju obrazcev bodite pozorni:
– pri podatkih o pooblaščeni osebi za oddajo zahtevka napišite podatke tiste osebe, ki bo zahtevek dejansko odnesla na DURS, ker se mora tam izkazati s predložitvijo svojega veljavnega osebnega dokumenta kot pooblaščena oseba.
Nekaj strank nas je obvestilo, da so jih na nekaterih izpostavah uslužbenci DURSa prepričevali, katera digitalna potrdila so prava zanje in katera naj vzamejo. Če bodo tudi vas, vztrajajte, da so to potrdila, ki jih želite.
Običajno traja do največ en teden, da jih pridobite. En del kode za prevzem dobite po elektronski pošti, drug del po navadni pošti.
Ko certifikate pridobite, jih shranite v posebno mapo, da jih boste kasneje uvozili v sistem EBA DMS.
Zgoraj opisano velja za produkcijsko okolje, v samem procesu implementacije EBE v podjetje pa vam EBA nudi testne certifikate.