Ob prejemu dokumenta | EBA DMS dokumentacija

Opis pogojev in akcij za vrsto pravil Ob prejemu.
Pravila Ob prejemu zajemajo samo vhodne dokumente, zato kot pogoj ni potrebno določati smeri dokumenta – avtomatsko se vsi dokumenti tretirajo kot vhodni.

Pogoji v pravilu

Pogoj	Opis	Opomba
Podjetje podjetje	Izberite podjetje	Obvezno, če imate multicompany postavitev, v primeru enega podjetja pa priporočljivo zaradi morebitnega kasnejšega dodajanja podjetij.
pripada tipu dokumenta tip dokumenta	Izberite, za kateri tip dokumenta naj velja pravilo	Obvezen podatek
povezani dokumenti ustrezajo pogojem	Za povezane dokumente s pravilom lahko kreiramo dodatne oziroma ločene pogoje
z izbranimi besedami v predmetu	Pravilo se izvede, če ima dokument v predmetu besede, ki jih določite	Na primer "Račun"
pošiljatelj pošiljatelj	Pravilo se izvede, če smo dokument prejeli od pošiljatelja, ki ga določimo	Pošiljatelj mora biti vnesen v imeniku EBA DMS.
vsebuje vsebina	Pravilo se izvede, če dokument vsebuje vrednost vsebinskega podatka, katero določimo	Predhodno potrebno določiti tip dokumenta
spremni list vsebuje spremni list	Pravilo se izvede, če spremni list vsebuje vrednost ki jo določite	Predhodno potrebno določiti podjetje in tip dokumenta
prejet na poslovno enoto poslovna enota	Pravilo se izvede, če je bil dokument prejet na poslovno enoto, ki jo določite	Predhodno potrebno določiti za podjetje in predhodno v org. shemi kreirati poslovne enote v njem.
zunanji status je enak status	Pravilo se izvede, če ima dokument zunanji status, ki ga določite	Zunanji status mora biti predhodno definiran v nastavitvah dokumentov.
klasificiran na klasifikacija	Pravilo se izvede, če je dokument klasificiran na nivoju klasifikacije, ki ga določite	Predhodno definirajte klasifikacijski načrt in ga aktivirajte.
klasificiran na klasifikacija ali nižje	Pravilo se izvede, če je dokument klasificiran na nivoju klasifikacije, ki ga določite ali nižje	Predhodno definirajte klasifikacijski načrt in ga aktivirajte.
trenutni uporabnik je uporabnik ali delovno mesto	Pravilo se izvede, če dokument obdeluje trenutni uporabnik ali uporabniki na delovnem mestu	Trenutni uporabnik je tisti, ki je trenutno prijavljen v EBA DMS.
trenutni uporabnik ima oznake oznaka	Pravilo se izvede, če ima trenutni uporabnik oznake, ki jih določimo	Oznake morajo biti definirane na organizacijski shemi na katerem koli nivoju.
trenutni uporabnik je zapisan na spremnem listu v polju Id	Pravilo se izvede, če je v polju v spremnem listu vpisan trenutni uporabnik	Predhodno potrebno določiti tip dokumenta. Predhodno potrebno definirati ustrezen tip polja na spremnem listu, na primer: Seznam vrednosti v podatkovni bazi.
posredovan osebi oseba	Pravilo se izvede, če je bil dokument posredovan osebi, ki jo določimo iz organizacijske sheme	Predhodno potrebno določiti podjetje
ima določenega prejemnika za posredovanje	?
protokol izmenjave protokol	Pravilo se izvede, če je bil dokument prejet s protokolom izmenjave, ki ga določimo	Možna izbira več protokolov, ki so predhodno nastavljeni v EBA DMS.
naslov protokola izmenjave naslovi	Pravilo se izvede, če je bil dokument prejet s protokolom izmenjave z naslovom, katerega določimo	Predhodno potrebno izbrati protokol.
dokument je nova verzija obstoječega dokumenta	Pravilo se izvede, če je bil dokument, na katerem se izvaja pravilo, verzioniran	S predhodnim pravilom potrebno definirati obstoječi dokument.
pogoj v skripti skripta	Pravilo se izvede, če je izpolnjen pogoj v skripti, ki jo vnesemo	Povezava do dokumentacije
število dokumentov število	Pravilo se izvede, če je število dokumentov takšno, ki ustrezajo določenim kriterijem
preprosti izraz expression	S tem pogojem lahko vnesemo svoje pogoje, katerih izpolnitev določa ali se bo pravilo izvedlo ali ne	Več informacij o preprostih izrazih na Dev portalu.

Akcije v pravilu

Akcija	Opis	Opombe
posreduj uporabniku uporabniku	Izberite uporabnika ali delovno mesto, kamor želite, da se dokument posreduje	Predhodno potrebno določiti podjetje in tip dokumenta
označi za izvoz	Akcija spremeni status izvoza iz "Neizvožen" v "Označen za izvoz"?
obvesti uporabnike uporabniki in obvestilo	Akcija ob prejemu dokumenta pošlje obvestilo izbranim uporabnikom v EBA DMS sistemu po elektronski pošti in v seznam sporočil v EBA DMS	Uporabnik mora imeti v sistemu vpisan elektronski naslov. Predhodno potrebno določiti podjetje. Messenger servis mora biti zagnan
obvesti po elektronski pošti obvestilo	Akcija ob prejemu dokumenta pošlje elektronsko pošto uporabnikom EBA DMS ali zunanjim prejemnikom	Messenger servis mora biti zagnan
obvesti osebo, ki je zapisana na spremnem listu v polju Polje in obvestilo	Akcija ob prejemu dokumenta pošlje obvestilo uporabniku določenem v polju na spremnem listu	Predhodno potrebno določiti tip dokumenta. Messenger servis mora biti zagnan. Uporabnik mora imeti v sistemu vpisan elektronski naslov.
posreduj pošiljatelju referenčnega dokumenta	Akcija ob prejemu dokumenta posreduje referenčni dokument uporabniku, ki ga je poslal
posreduj avtorju referenčnega dokumenta	Akcija ob prejemu dokumenta posreduje referenčni dokument uporabniku, ki ga je ustvaril
nastavi zunanji status status	Akcija ob prejemu dokumenta nastavi zunanji status dokumenta	Zunanji status se brez pravil avtomatsko nastavi na prvi definiran zunanji status
dodeli dostop uporabniku	Akcija ob prejemu dokumenta dodeli dostop uporabniku, ki ga določite	Dostop lahko dodelite samo uporabnikom, ki imajo pooblastila za določen tip dokumenta
odvzemi dostop uporabniku	Akcija ob prejemu dokumenta odvzame dostop uporabniku, ki ga določite	Dostopa ne morete odvzeti skrbniku ali administratorju
posreduj uporabnikom z oznako oznaka	Akcija ob prejemu dokumenta posreduje dokument uporabnikom z oznako, ki jo določite	Oznaka mora biti predhodno definirana v organizacijski shemi
klasificiraj na klasifikacija	Akcija ob prejemu dokumenta le-tega klasificira na nivo klasifikacije, katerega določite	Klasifikacija mora biti predhodno definirana in aktivirana
izpolni vrednosti na spremnem listu podatki	Akcija ob prejemu dokumenta izpolni vrednost na spremnem listu tega dokumenta z vrednostjo, ki jo določite	Predhodno potrebno določiti tip dokumenta
zaženi prožilec na spremnem listu prožilec	Akcija ob prejemu dokumenta sproži prožilec, katerega definiramo	Na spremnem listu je potrebno definirati poljubni prožilec. Polje na spremnem listu je tipa Samodejno
posreduj avtorju dokumenta	Akcija ob prejemu dokumenta posreduje dokument uporabniku, ki ga je ustvaril	Avtor dokumenta je uporabnik, ki je dokument poslal iz skenirnice
posreduj osebi z dialogom in vzemi/ne vzemi trenutnemu uporabniku	V dialognem oknu določimo kateremu uporabniku se bo dokument posredoval	Posreduje se lahko uporabniku/uporabnikom ali na delovno mesto/delovna mesta
posreduj osebi, ki je zapisana na spremnem listu v polju ID	Akcija ob prejemu dokumenta le-tega posreduje uporabniku, ki je vpisan v spremnem listu v polju	Predhodno potrebno določiti tip dokumenta
parafiraj z digitalnim potrdilom trenutnega uporabnika	Akcija ob prejemu dokumenta parafira dokument s parafom trenutnega uporabnika	Dokument se parafira z internim digitalnim potrdilom trenutnega uporabnika
parafiraj z digitalnim potrdilom certifikat	Akcija ob prejemu dokumenta parafira dokument s parafom, ki ga določite	Dokument se parafira s kvalificiranim digitalnim potrdilom trenutnega uporabnika
zaključi dokument	Akcija ob prejemu dokumenta spremeni status le-tega v "Zaključen"	Zaključitev pomeni, da se spremni list zaklene in je vnos onemogočen
arhiviraj dokument	Akcija ob prejemu dokumenta le-tega pošlje v hrambo	Dokument se iz skenirnice pošlje direktno v hrambo
arhiviraj dokument v arhivsko bazo arhivska baza	Akcija ob prejemu dokumenta le-tega pošlje v hrambo v arhivsko bazo, ki jo določimo	Predhodno je potrebno ustvariti arhivsko(e) bazo(e)
dodaj prejemnike v pot dokumenta
začni pot dokumenta z uporabnikom in dodaj prejemnike v pot
začni pot dokumenta s trenutnim uporabnikom in dodaj prejemnike v pot
dodaj prejemnike v samodejno pot dokumenta
začni samodejno pot dokumenta z uporabnikom in dodaj prejemnike v pot
začni samodejno pot dokumenta s trenutnim uporabnikom in dodaj prejemnike v pot
prejemnikom dodeli dinamične oznake oznake	Akcija ob prejemu dokumenta, prejemnikom le-tega dodeli dinamične oznake, ki jih določite	Dinamične oznake (ime oznake in vrednost oznake) se dodelijo v pravilu in niso vidne. Dinamičnih oznak ni mogoče ročno dodati/odvzeti
trenutnemu uporabniku dodeli dinamične oznake oznake	Akcija ob prejemu dokumenta trenutnemu uporabniku dodeli dinamične oznake, ki jih določite	Dinamične oznake (ime oznake in vrednost oznake) se odvzamejo v pravilu in niso vidne. Dinamičnih oznak ni mogoče ročno dodati/odvzeti
trenutnemu uporabniku odvzemi dinamične oznake oznake	Akcija ob prejemu dokumenta trenutnemu uporabniku odvzame dinamične oznake, ki jih določite	Dinamične oznake (ime oznake in vrednost oznake) se odvzamejo v pravilu in niso vidne. Dinamičnih oznak ni mogoče ročno dodati/odvzeti
obvesti uporabnike z dostopom obvestilo	Akcija ob prejemu dokumenta po elektronski pošti obvesti uporabnike, ki imajo dostop do le-tega dokumenta	Dostop lahko dodelite samo uporabnikom, ki imajo pooblastila za določen tip dokumenta
izvedi skripto skripta	Akcija ob prejemu dokumenta izvede vpisano skripto	Več informacij o skriptah na Dev portalu.
izvedi skriptno funckijo v projektu projekt in funkcija	Akcija ob prejemu dokumenta izvede vpisano skripto	Več informacij o skriptnih funkcijah na Dev portalu.
dodeli dostop z dialogom	Akcija ob prejemu dokumenta odpre pogovorno okno s katerim lahko dodelimo dostop na izbrano delovno mesto	Dostop lahko dodelite samo uporabnikom, ki imajo pooblastila za določen tip dokumenta in jih morate ročno izbrati
pripravi razporeditev	Akcija ob prejemu dokumenta odpre pogovorno okno s katerim lahko določimo razporeditev
časovno žigosaj vtičnik	Dokument se časovno žigosa	Več na Časovno žigosanje
dodaj besedilo na dokument tekst	Akcija ob pošiljanju dokumenta iz skenirnice doda definirano besedilo na dokument	Besedilo je lahko poljubno ali pa vsebuje spremenljivko, npr. datum prejema računa, št. strani, trenutna stran ipd.
nov dokument izberite predlogo	Akcija ob prejemu dokumenta ustvari nov dokument iz predloge in ga poveže z obstoječim dokumentom	Predhodno je potrebno dodati predlogo na tip dokumenta in jo aktivirati
nastavi podatke na povezanem dokumentu podatki	Akcija ob prejemu dokumenta prenese vrednosti med povezanimi dokumenti	Potrebno je izbrati izvorno in ciljno polje
nastavi podatke iz povezanega dokumenta podatki	Akcija ob prejemu dokumenta prenese vrednosti med povezanimi dokumenti	Potrebno je izbrati izvorno in ciljno polje
nastavi predmet predmet	Akcija ob prejemu dokumenta nastavi predmet dokumenta na poljubno vrednost	Pravilo spremeni predmet iz privzete vsebine predmeta
prikaži obvestilo besedilo	Akcija ob prejemu dokumenta pošlje obvestilo s poljubno vsebino, ki se prikaže v spodnjem desnem kotu ekrana	Čas prikaza obvestila lahko časovno omejite

Pogoji v pravilu

Akcije v pravilu

Kako vam lahko pomagamo?