Predloge lahko uporabljajo tisti uporabniki, ki imajo pravico za uporabo definirano na delovnem mestu (priprava) in kateri imajo pravico na posamezni predlogi.

Nov dokument iz predloge kreiramo tako, da v pisarni kliknemo na zeleno obarvano mapo na tipu dokumenta:

Iz seznama z dvoklikom izberemo želeno predlogo.

MS Office / Libre Office predloge

Za uporabo predlog, kreiranih z MS Office / LibreOffice orodji, mora uporabnik te programe imeti nameščene na svojem računalniku. Če uporabnik v svojem operacijskem sistemu nima nameščenega ustreznega programa, se mapa ne obarva zeleno in uporabnik ne more uporabljati predlog.