1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Izmenjava dokumentov
  5. Pomen statusov pri poslanih e-dokumentih

Pomen statusov pri poslanih e-dokumentih

Statusi za poslane dokumente v EBA DMS so asinhroni. To pomeni, da se osvežujejo z zamikom.
Zamik je odvisen od posameznega protokola (EBA Exchange, banke in UJP, email, …) in pogostosti proženja funkcije Pošlji / prejmi na naši in prejemnikovi strani. 

  • Ko se prvič proži funkcija Pošlji / prejmi se iz EBA DMS dokumenti pošljejo. 
  • Naslednjič, ko se proži Pošlji / prejmi,program za poslane dokumente prejme povratne statuse.
    Prejme jih samo v primeru, da je ali posrednik (npr. EBA agencija, banka) ali naslovnik poslal povratni status za posredovan dokument (to poteka samodejno).
    Povratni statusi se ne pošiljajo takrat, ko se na naslovnikovi strani ne izvaja Pošlji / prejmi. 
  • Status za poslan dokument se tako osveži šele po nekaj urah.


Pomen statusov za poslane dokumente po EBA Exchange protokolu:

Poslan – program za poslan dokument še ni prejel nobenega povratnega statusa.

Dokument je bil iz našega EBA DMS-a poslan strežniku agencije EBA, odgovora od strežnika agencije še ni. V primeru, ko med pošiljanjem dokumentov program od agencije že dobi odgovor za poslan dokument se ta status ne izpiše, ampak gre kar takoj v naslednjega.

Dostavljeno v naslovnikov poštni nabiralnik – program je dobil odgovor od agencije. 

Naš EBA DMS je od strežnika agencije EBA dobil povratni status, da je bil dokument dostavljen v e-nabiralnik naslovnika, ki je na agenciji in čaka, da ga stranka iz nabiralnika prevzame (funkcija Pošlji / prejmi na naslovnikovi strani). 

Potrebno je preveriti, če se na naslovnikovi strani izvaja Pošlji / prejmi. Če se ne dokumentov z agencije ne prevzemajo in posledično tudi našega računa ne dobijo. 

Naslovnik prejel – odgovor s strani naslovnikovega EBA DMS-a. 

Dostava našega dokumenta naslovniku je bila uspešna in potrjena. Ta status je merodajen.
Izgovori naročnika: “nismo prejeli vašega računa” tukaj ne držijo. Račun je zagotovo pri njih. 

EBA DMS na strani naslovnika je naš dokument uspešno prejel in za to poslal povratni status, ki se najprej vrne na strežnik agencije EBA. 

Ko se za tem funkcija Pošlji / prejmi proži na našem strežniku, program z agencije pobere ta povratni status in računu v našem EBA DMS nastavi status – Naslovnik prejel)

Dokumenta ni bilo mogoče dostaviti – naš dokument je v e-nabiralniku na agenciji. Ko ga naslovnik želi prevzeti iz nabiralnika na agenciji v svoj EBA DMS, pri tem pride do neke napake na naslovnikovi strani.

Program 3-krat poskuša prevzeti dokument, v četrtem poskusu pa agenciji nazaj javi, da dokumenta ni bilo mogoče prevzeti. Ta status prejmemo, ko se na našem strežniku proži funkcija Pošlji / prejmi. 

Potrebno je preveriti napako na naslovnikovi strani in jo tam odpraviti. 

Zavrnjeno pri naslovniku – naslovnik je naš račun uspešno prejel in ga zavrnil z dopisom prek EBA Exchange protokola. 


Ostali protokoli za pošiljanje

Na EBA, d.o.o., Ljubljana za pošiljanje svojih računov uporabljamo EBA Exchange protokol. Izjema so le proračunski uporabniki. Tem račune pošiljamo prek UJP Exchange protokola. 

Ostali možni protokoli za pošiljanje so še: banke, UJP, bizBox, email, AS2 …

Pri ostalih protokolih za pošiljanje je zgodba glede povratnih statusov za naše poslane dokumente zelo podobna kot pri EBA Exchange protokolu, samo da vmesne povratne statuse za posredovane dokumente ne posreduje strežnik EBA agencije, ampak strežnik posrednika, npr. banka, email strežnik, UJP, ipd. Tukaj se kot povratna informacija lahko izjemoma pojavi še kak drug status. 


Podatkovna polja v EBA DMS

Uporabniki, ki so zadolženi za pošiljanje izhodnih dokumentov direktno iz EBA DMS, naj si na seznamu dokumentov vklopi sledeče stolpce: Status, Protokol, Naslov protokola in Napaka protokola

Tako je možno že s seznama videti kaj se dogaja z dostavo, brez odpiranja dokumenta. 


Pomen podatkovnih polj:

Status – prikazuje status (ne)dostave. Nedostavljeni dokumenti so v EBA DMS običajno obarvani rdeče. Tukaj se ne razbere razloga, zakaj dokument ni bil dostavljen.

Protokol – prikazuje po kateri poti bo dokument z naše strani dostavljen naslovniku. 

Naslov protokola – prikazuje na kateri naslov smo naslovniku poslali dokument. 

V primeru pošiljanja prek emaila, je naslov protokola email naslov prejemnika. 

V primeru pošiljanja prek banke je naslov protokola TRR (oz. IBAN) naslovnika.

V primeru pošiljanja prek EBA Exchange protokola je naslov protokola t.i. “EBA ID”. Ta je samodejno generiran ob uvedbi stranke in je sestavljen iz besed v imenu podjetja. 

Napaka protokola – v primeru, ko je v polju Status razvidno, da dokument ni bil dostavljen ali ni bil niti poslan v tem polju je naveden razlog za to. Razlog je lahko vsebinske ali tehnične narave. 

Primer 1: UJP sistem ima vsebinske kontrole za račune, ki se posredujejo prek UJP. Če nek obvezen podatek računa manjka (npr. številka računa) UJP strežnik javi vsebinsko napako, ki jo EBA DMS izpiše v polju Napaka protokola. Vsebinsko napako vedno rešuje uporabnik sam. Npr. vpiše manjkajočo številko računa. 

Primer 2: Uporabnik želi poslati e-dokument in mu ne deluje internet. Dokumenta ne bo mogel poslati. Razlog je tehnične narave. Težavo rešuje z internetnim ponudnikom.

Primer 3: Uporabnik želi poslati e-dokument, vendar ga ne more zaradi napake v EBA DMS. Razlog je tehnične narave. Težavo rešuje s svojim podpornikom za EBA DMS ali z EBA, d.o.o., Ljubljana.