1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Izmenjava dokumentov
  5. Izmenjava dokumentov po e-pošti

Izmenjava dokumentov po e-pošti

Predpogoji za prejemanje dokumentov po e-pošti

Potrebujete IMAP dostop do e-poštnega predala, POP protokol ni podprt.

Podprt je tudi Microsoft Exchange protokol, ampak ga morate znati sami nastaviti.
V EBA DMS se vpiše samo parametre za povezavo. Parametre poiščite pri svojem skrbniku za Exchange. 

Odprite nov, ločen, namenski e-poštni naslov, na katerega vam bodo vsi pošiljali dokumente.

Če bo tega veliko, lahko odprete tudi več predalov – npr. enega za račune, drugega za ostalo pošto.
Za račune imejte naslov npr.eracun@vaša_domena.si ali e-racun@vaša_domena.si ali nekaj podobnega.

EBA DMS si ta email predal prilagodi za svoje potrebe, zato naj bo to namenski predal (ne npr. od nekega zaposlenega). 

Za pošiljanje dokumentov po e-pošti so enaki postopki nastavitev, samo da namesto IMAP email exchange protokola nastavite SMTP email exchange protokol.


V EBA DMS sta dva sklopa nastavitev za prejemanje dokumentov prek elektronske pošte.

V prvem sklopu nastavitev EBA DMS povežete na omenjen namenski predal elektronske pošte, v drugem sklopu pa nastavite kaj naj EBA DMS iz tega e-poštnega predala pobira. 


Prvi sklop nastavitev

V Administracija > Izmenjava > Protokoli > IMAP Email Exchange (ali Microsoft Exchange) nastavite vse potrebne nastavitve, da se EBA DMS uspešno prijavi na prej pripravljen e-poštni predal. 

Kliknite na ime poslovne enote podjetja, v katero želite prejemati dokumente (običajno Centrala), pred imenom poslovne enote dodajte kljukico, potem na desni kliknite gumb [Dodaj], vpišite ime email računa, kliknite na ta račun in šele nato vpišite podatke za povezovanje na IMAP / MS Exchange).

V parametrih za povezovanje vpišete naslov vašega poštnega strežnika, vrata (port), če niso privzeta, dodajte kljukico pri “SSL”, če je potrebna SSL ali TLS povezava in prijavne podatke: uporabnik, geslo, način avtentikacije. Kakšne podatke potrebujete za uspešno prijavo na email strežnik preko IMAP protokola preverite pri svojem skrbniku poštnega strežnika.

Spodaj desno je gumb [Testiraj povezavo]. Ko bo povezava na poštni strežnik uspešna, shranite nastavitve z gumbom [Potrdi]. 

V polje “Naslov administratorja” vpišite e-naslov na katerega želite, da vas EBA DMS obvešča, če iz email predala česa ne bo uvozilo in zakaj ni. 

Naslov pošiljatelja izhodnega sporočila” je email naslov, s katerega želite da EBA DMS pošilja email obvestila administratorju. To se uporablja zato, ker večina email strežnikov ne pusti pošiljati emailov, če pošiljatelj emaila ni znan. 

Po vnosu vseh podatkov in shranitvi nastavitev popolnoma zaprite in ponovno odprite EBA DMS.


Drugi sklop nastavitev

V Administracija > Izmenjava > Pravila prejemanja naredite ustrezna pravila za prejemanje.

Priporočljivo je narediti za vsakega partnerja svoje pravilo. V začetku je zaradi tega nastavitev več, na daljši rok pa bo dela precej manj, saj kar od podatkov na dokumentu nastavi pravilo (tip dokumenta, pošiljatelj) uporabniku ne bo treba nastavljati za vsak dokument v skenirnici. 


Lahko se naredi tudi eno splošno pravilo za neznanega partnerja, ampak bo potem v skenirnici potrebno partnerja določati za čisto vsak dokument.


V čarovniku izberete partnerja, tip dokumenta, protokol IMAP email exchange (ali Microsoft Exchange) in nastavite, s katerega email naslova vam partner pošilja dokumente, na kateri vaš naslov, katera beseda mora biti v predmetu emaila, npr. “račun” in pa kakšne priponke so v emailu. 


Pri vzorcu datoteke za prikaz vpišete: <*.pdf>, vrstico nižje pa <*.xml>. To deluje tako – če vam stranka pošlje v emailu PDF in XML e-računa, bo PDF priponka v EBA prikaz dokumenta, XML pa datoteka iz katere EBA prebere podatke e-računa.

Če sta imeni datotek enaki, razlikuje pa se samo končnica, dodajte spodaj tudi kljukico pri “Presentation same name”, oz.
“Prikaz z istim imenom”. 

Narejeno pravilo potem lahko kopirate za ostale partnerje in v novem pravilu popravite samo tisto, kar je pri drugem partnerju drugače.


Dokumenti se v nastavljenem email predalu obdelajo, ko se v EBA DMS proži funkcija pošlji / prejmi.

Program se priklopi na email predal in iz njega pobere sporočila glede na Pravila prejemanja iz drugega sklopa nastavitev. Tako imate kontrolo nad tem, kaj EBA DMS uvaža v Skenrinico – brez nezaželene pošte.


EBA DMS na email predalu Inbox naredi 4 podmape. Vsak email se po obdelavi prestavi v eno izmed teh podmap.
Korenska mapa “Inbox” je po obdelavi EBA DMS-a prazna. 

V IMPORTED mapo se email prestavi, če je dokument uspešno uvožen v EBA DMS (viden je v paketu v skenirnici). 

V ERROR mapo se email prestavi, če je pri obdelavi emaila prišlo do napake ali če se pravilo prejemanja ne ujema popolnoma z emailom. 

V UNKNOWN mapo se email prestavi, če za nekega pošiljatelja nimate pravila prejema iz drugega sklopa nastavitev. 

V REJECTED mapo se email prestavi, če je EBA DMS zavrnil email. To morate imeti posebej nastavljeno v pravilu prejemanja. 

Uporabnikom, ki bodo delali s prejetimi dokumenti preko emaila, nastavite email klienta ali omogočite spletni dostop do maila, da bodo imeli pregled nad tem, kaj se v predalu dogaja. 

Če vam email premakne v podmapo UNKNOWN (ali katerokoli drugo), ga lahko v email klientu prestavite nazaj v Inbox in ga bo EBA DMS ponovno obdelal in uvozil, če je pravilo prejemanja ustrezno nastavljeno.