1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Izmenjava dokumentov
  5. Izmenjava dokumentov po e-pošti

Izmenjava dokumentov po e-pošti

Predpogoji za prejemanje dokumentov po e-pošti

Potrebujete IMAP dostop do e-poštnega predala, POP protokol ni podprt.

Podprt je tudi Microsoft Exchange protokol, nastavlja se enako kot IMAP protokol.

Za izmenjavo kreirajte namenski e-poštni naslov, na katerega vam bodo vsi pošiljali dokumente oziroma lahko uporabite obstoječega, če obstaja.

Če bo tega veliko, lahko odprete tudi več predalov – npr. enega za račune, drugega za ostalo pošto.
Za račune imejte naslov npr.eracun@vaša_domena.si ali e-racun@vaša_domena.si ali nekaj podobnega.

EBA DMS si ta email predal prilagodi za svoje potrebe, zato naj bo to namenski predal (ne od zaposlenega ali splošen, info mail.)

Za pošiljanje dokumentov po e-pošti so enaki postopki nastavitev, samo da namesto IMAP email exchange protokola nastavite SMTP email exchange protokol.


V EBA DMS sta dva sklopa nastavitev za prejemanje dokumentov prek elektronske pošte.

V prvem sklopu nastavitev EBA DMS povežete na omenjen namenski predal elektronske pošte, v drugem sklopu pa nastavite kaj naj EBA DMS iz tega e-poštnega predala pobira. 


Prvi sklop nastavitev

V Administracija > Izmenjava > Protokoli > IMAP Email Exchange (ali Microsoft Exchange) nastavite vse potrebne nastavitve, da se EBA DMS uspešno prijavi na prej pripravljen e-poštni predal. 

Po vnosu podatkov testirajte povezavo z gumbom “test connection”, tako preverite, ali se EBA DMS sistem uspešno prijavi na vaš poštni strežnik. Gumb “test connection” ne testira celotnega procesa prejema ali pošiljanja!

Po vnosu vseh podatkov in shranitvi nastavitev popolnoma zaprite in ponovno odprite EBA DMS.


Drugi sklop nastavitev

a) Prejem dokumentov

V Administracija > Izmenjava > Pravila prejemanja naredite ustrezna pravila za prejemanje.

Obvezno morate kreirati vsaj eno pravilo, saj tako sistemu naročimo, katera e-pošta sporočila naj upošteva. Lahko kreiramo splošno pravilo glede na tip dokumenta. Bolj kot je pravilo definirano, manj dela bo kasneje potrebno z dokumentom v delovnemu krogu.
Priporočljivo je narediti za vsakega partnerja svoje pravilo. V začetku je zaradi tega nastavitev več, na daljši rok pa bo dela precej manj, saj kar od podatkov na dokumentu nastavi pravilo (tip dokumenta, pošiljatelj) uporabniku ne bo treba nastavljati za vsak dokument v skenirnici. 

V kolikor pa je partnerjev preveč, pa lahko kreiramo pravilo s poizvedbo, kjer nam bo partnerja definirala poizvedba. Ta poizvedba ob prejemu sporočila lahko na primer po naslovu pošiljatelja pogleda v naš imenik za naziv pošiljatelja ter ga tudi izpolni na dokumentu.

Narejeno pravilo potem lahko kopirate za ostale partnerje in v novem pravilu popravite samo tisto, kar je pri drugem partnerju drugače.


Dokumenti se v nastavljenem email predalu obdelajo, ko se v EBA DMS proži funkcija pošlji / prejmi.

Program se priklopi na email predal in iz njega pobere sporočila glede na Pravila prejemanja iz drugega sklopa nastavitev. Tako imate kontrolo nad tem, kaj EBA DMS uvaža v Skenrinico – brez nezaželene pošte.


EBA DMS na email predalu Inbox naredi 4 podmape. Vsak email se po obdelavi prestavi v eno izmed teh podmap.
Korenska mapa “Inbox” je po obdelavi EBA DMS-a prazna. 

V IMPORTED mapo se email prestavi, če je dokument uspešno uvožen v EBA DMS (viden je v paketu v skenirnici). 

V ERROR mapo se email prestavi, če je pri obdelavi emaila prišlo do napake ali če se pravilo prejemanja ne ujema popolnoma z emailom. 

V UNKNOWN mapo se email prestavi, če za nekega pošiljatelja nimate pravila prejema iz drugega sklopa nastavitev. 

V REJECTED mapo se email prestavi, če je EBA DMS zavrnil email. To morate imeti posebej nastavljeno v pravilu prejemanja. 

Uporabnikom, ki bodo delali s prejetimi dokumenti preko emaila, nastavite email klienta ali omogočite spletni dostop do maila, da bodo imeli pregled nad tem, kaj se v predalu dogaja. 

Če vam email premakne v podmapo UNKNOWN (ali katerokoli drugo), ga lahko v email klientu prestavite nazaj v Inbox in ga bo EBA DMS ponovno obdelal in uvozil, če je pravilo prejemanja ustrezno nastavljeno.

b) Pošiljanje dokumentov

Tudi pri pošiljanju dokumentov je obvezno potrebno nastaviti vsaj eno pravilo. To pravilo je lahko splošno za vse prejemnike, v njem pa definiramo naš naslov pošiljatelja ter vsebino sporočila.

Prav tako kot pri prejemu lahko s poizvedbo prejemnika poiščemo po internem imeniku ali po zapisu v drugi bazi – na primer ERP sistema.

Kako vam lahko pomagamo?