Dokumente lahko v EBA DMS klasificirate na podlagi izdelanega klasifikacijskega načrta. Klasifikacijski načrt zelo natančno opredeljuje dokumentacijo in njen namen, hierarhijo dokumentacije, dobo hrambe ter način številčenja oziroma označevanja dokumentacije.
Klasifikacijski načrt omogoča upravljanje z dokumentacijo po vsebini, pristojnostih, dejavnostih ter poslovnih in strokovnih funkcijah ter rokih hranjenja in dostopi do arhivskega gradiva. Klasifikacija v programu EBA vsebinsko razporeja dokumente po mapah, ki jih sami določite. Po teh mapah nato lahko dostopate do želenega nabora dokumentov, ki so vezani na posamezne zadeve. Posamezen dokument lahko uvrstimo v več klasifikacijskih načrtov hkrati.
Sistem EBA DMS omogoča, da se funkcija klasificiranja dokumentacije uporabi tudi za nekoliko drugačne namene. Klasificiranje dokumentacije se lahko namreč uporabi tudi za vodenje in zbiranje dokumentacije po posameznih projektih, zadevah, strankah, itd. V klasikacijske mape lahko klasificirate dokumente, ne glede na tip ali smer.
Za vsako mapo, ki jo kreirate v klasifikaciji, lahko določite dobo hranjenja dokumentov v njej.
Če je dokument klasificiran na dve klasifikaciji, kjer ima vsako vozlišče klasifikacije drugačen čas hrambe dokumenta, se upošteva daljši čas.
Za brisanje dokumentov v hrambi mora biti določena retenzijska politika, drugače brisanje dokumentov ni možno.
Izgradnja in urejanje klasifikacije
Klasifikacijo lahko izdelajo uporabniki, ki so v sistemu EBA upravitelji. Za kreiranje izgradnje klasifikcije izberite Administracija > Klasifikacija.
Odpre se okno za izgradnjo klasifikacijskega načrta. Novo klasifikacijo dodate z gumbom “Dodaj novo klasifikacijo”. Odpre se okno, kamor vpišete ime nove klasifikacije.
Kreirana je nova klasifikacija (mapa). Za krerianje podmape desnim klikom na mapi izberite Dodaj podmapo.
Klasifikacijo lahko izvozite in ponovno uvozite. Podmapo lahko z desnim klikom in akcijo Odstrani izbrišete, hkrato pa se bodo zbrisale tudi vse njene podmape.
Okno za izgradnjo in urejanje klasifikacije je razdeljeno v 3 dele. V rumeno obkroženem delu okna so splošni podatki o klasifikaciji, v rdeče obkroženem je drevo klasifikacije, v desnem, modro obkroženem oknu, pa je seznam skrbnikov posamezne klasifikacije ali dela klasifikacije.
- V polju Naziv je ime klasifikacije, v polju Id pa idenitikacijska številka klasifikacije. Izberete lahko samodejno številčenje map in začetno številčenje z 0 ali 1.
- V polju Število nivojev je število nivojev (podmap), ki jih ima klasifikacija. V polju Št.mest za številčenje definirate, koliko mest naj ima zaporedna klasifikacije.
- V polju Stanje je opis statusa klasifikacije. Izgradnja pomeni, da klasifikacijo šele gradite in je še niste aktivirali. Ko jo aktivirate, ima je v stanju Aktiven, ko jo deaktivirate pa dobi status Onemogočen.
V delu okna za urejanje klasifikacije je prikazano klasifikacijsko drevo. Za vsak nivo (podmapo) klasifikacijskega drevesa lahko definirate in urejate podatke.
- Koda … označuje številko mape
- Doba hrambe … določa obdobje (število let) obveznega hranjenja dokumentov znotraj posamezne mape.
- Arhivsko gradivo … določa ali so dokumenti znotraj mape arhivsko gradivo ali ne. Dokumenti znotraj mape, ki je označena za arhivsko gradivo, se bodo hranili trajno, tudi če ima mapa nad njo določeno dobo hranjenja.
- Osebni podatki … označuje ali posamezna mapa vsebuje dokumente z osebnimi podatki.
- Hranjenje sledi … določa obdobje hranjenja sledi, tudi če je dokument izbrisan. (ta funkcionalnost je trenutno v pripravi)
- Namen vpogleda … označimo ali morajo uporabniki vpisati namen vpogleda, ko želijo odpreti dokument.
- Deaktiviran … znotraj posamezne klasifikacije lahko deaktiviramo posamezno mapo
Skrbniki klasifikacije
Za vsako klasifikacijo ali njeno podmapo lahko določite skrbnika. Skrbnik je lahko samo delovno mesto in ne uporabniki, dostop do dokumenta dobijo, ko je dokument klasificiran v njihovo mapo ali podmapo.
Skrbnika določite tako, da označite klasifikacijo ali podmapo in s klikom na gumb “Dodaj” iz organizacijske strukture izberete delovno mesto, ki bo skrbnika. Skrbnikov je na istem nivoju lahko več.
Skrbniki klasifikacije so lahko o dokumentu, ki se klasificira na njihovo klasifikacijo tudi obveščeni. Obveščanje o klasificiranem dokumentu se vklopi v Administracija > Obveščanje razdelek Obveščanje.
Aktivacija klasifikacije
Ko ste klasifikacijo zgradili, jo morate aktivirati z gumbom “Aktiviraj klasifikacijo”. Če podmape nimajo kode, ker ste jo pozabili vpisati (če samodejno številčenje ni označeno), morate te kode vpisati, sicer klasifikacije ne morete aktivirati.