Skoči na:
V razdelku Shema organizacije začnete s kreiranjem organizacijske strukture, kreiranjem uporabnikov in določanjem pravic za delo z dokumenti.
Na spodnji sliki je prikazan primer dveh podjetji (t.i. multicompany postavitev), vsako ima svojo poslovno enoto – centralo, ki ima nato delovna mesta (upravnik, vložišče, računovodstvo,…) in uporabnike na delovnih mestih.
Poslovne enote
Poslovna enota ima v sistemu EBA DMS poseben pomen, saj omogoča pošiljanje in prejemanje dokumentov neposredno naslovljene na poslovne enote.
Poslovno enoto lahko dodate tako, da izberete podjetje in z desnim klikom miške izberete akcijo Dodaj poslovno enoto.
Druga možnost je, da podjetje izberete in uporabljate sive gumbe na dnu okna.
Obe možnosti dodajanja veljata tudi za kreiranje oddelkov, delovnih mest, uporabnikov in oznak uporabnikov. Če akcija ni dovoljena, je sivo obarvana.
Odpre se okno za vnos podatkov o poslovni enoti. Obvezen podatek je samo Ime poslovne enote, vnos ostalih podatkov ni obvezen.
Oddelki
Oddelek lahko dodelite samo na poslovno enoto, v sami organizacijski strukturi oddelki niso obvezni.
Oddelek dodate tako, da označite poslovno enoto, kamor želite dodeliti oddelek in z desnim klikom izberete akcijo dodaj oddelek:
Vsaka poslovna enota ima lahko več oddelkov, oddelki pa lahko imajo več podrejenih oddelkov. Podrejeni oddelek dodate tako, da se pozicionirate na nadrejeni oddelek in z desnim klikom prikličete meni ter ponovno uporabite akcijo Dodaj oddelek.
Delovna mesta
V EBA DMS se na delovnem mestu opredelijo pooblastila, ki določajo, katere akcije lahko posamezni uporabniki izvajajo na dokumentu.
Delovno mesto se lahko dodeli na poslovno enoto ali oddelek.
To naredite tako, da se pozicionirate na poslovno enoto ali oddelek in s z desnim klikom prikličete meni ter izberete akcijo Dodaj delovno mesto.
Odpre se okno, v katerega vpišete ime delovnega mesta (rdeče polje).
Če še niste označili tipov dokumentov, ki jih boste uporabljali v EBA DMS, potem je del dialoga Pravice na tipih dokumentov prazen.
Povezava: Navodila za določanje tipov dokumentov.
Kljub temu lahko vpišete ime delovnega mesta, pravice na tipih dokumenta lahko dodajate kasneje.
Če ste že definirali tipe dokumentov, so ti v dialogu že vidni.
Predlagamo vam, da v kolikor še nimate definiranih tipov dokumentov, definiranega delovnega toka ali še niste definirali pooblastil za vsa delovna mesta, se na pooblastila vrnite kasneje.
Lahko pa jih definirate že v tem koraku oz. jih kadarkoli spreminjate.
Dodelite pravice za tipe in smer dokumentov in dovoljene akcije na dokumentu.
Povezava: Določanje pravic za delo z dokumenti