1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Upravljanje organizacijske sheme
  5. Skrbništvo nad dokumenti

Skrbništvo nad dokumenti

Skrbništvo nad dokumenti je pravica za vpogled in nadzor nad vsemi dokumenti ali dokumenti določenega tipa in smeri. Skrbniki lahko vedno najdejo vse dokumente smeri in tipa dokumenta, za katero imajo vklopljeno skrbništvo. Dostop do dokumentov je mogoč tudi, če ne pride v pisarno skrbnika. Skrbništvo je posebna pravica, vezana na delovno mesto, v skrbništvu so vidni samo aktivni dokumenti. Do dokumentov v hrambi je dostop preko iskanja.

Nadzorništvo je mogoče tudi avtomatizirati, saj sistem EBA DMS omogoča nastavitev časovnih omejitev za dokončanje določenih nalog nad dokumenti. Ob preteku časovne omejitve, sistem obvesti ustrezne osebe. Prav tako je mogoče določiti pravila, ki preventivno samodejno opozarjajo, da se približuje rok za dokončanje naloge. Obveščanje z opozorili pred pretekom nalog oziroma obveščanje o preteku roka, se izvaja preko elektronske pošte.

Skrbnikom procesov ta pravica omogoča da:

  • spremljajo obdelavo dokumentov,
  • posredujejo v primeru, ko se dokumenti kje zadržujejo, bodisi z opozorilom uporabniku bodisi s posredovanjem dokumentov, ki so obtičali,
  • uporabnik vidi vse dokumente v podjetju, za katere ima glede na tip in smer vklopljeno pravico Skrbništvo. 
  • so obveščeni, ko so dokumenti v “prekršku”. Kako se bodo obveščali skrbniki nastavite s časovnimi pravili, v Administracija > Obveščanje zavihek Časovno obveščanje uredite sporočlilo, v nastavitvah EBA samodejnika v razdelku Obveščanje pa določite frekvenco pošiljanja obvestil skrbnikom.

Razdelek Skrbništvo je prikazan uporabnikom, katerih delovno mesto ima vsaj na enem tipu in smeri vklopljeno pravico “skrbništvo”.

Razdelek Skrbništvo je prikazan uporabnikom, katerih delovno mesto ima vsaj na enem tipu in smeri vklopljeno pravico “skrbništvo”. 

Skrbništvo brez omejitev pomeni, da ima skrbnik vpogled in dostop do vseh dokumentov določenega tipa in smeri in je označeno na delovnem mestu z brez omejitev. 

Skrbništvo je lahko tudi omejeno, omejitve pa so lahko vezane na organizacijsko enoto (npr. skrbništvo nad dokumenti na oddelku), na vsebino na dokumentu, pošiljatelja… Za omejitve skrbništva je potrebno kreirati pravila, na delovnem mestu je ta pravica označena z Z omejitvami. 

Skrbniki v skrbništvu vidijo tudi dokumente, ki so vezani na časovna pravila. Če je kreirano časovno pravilo, ki opredeljuje, da je bil prekoračen dogovorjen čas za obdelavo dokumenta, potem ima skrbnik možnosti pregleda teh dokumentov ali pa je o tem obveščen.

Članki

Kako vam lahko pomagamo?