1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Delovni tok
  5. Zgradba in kreiranje pravila

Zgradba in kreiranje pravila

Vsako pravilo je zgrajeno iz pogojev in akcij, lahko vsebuje tudi izjeme. Pravilo kreiramo s čarovnikom za pravilo, kjer v posameznih korakih nastavljamo določene vrednosti pravila.

Pravilo kar se da natančno definiramo in vključimo vse možne pogoje.

Akcija, ki se sprožijo ustvarijo avtomatizacijo delovnega procesa.

Pogoji pravila

Pravilu najprej določimo pogoje, v katerih želimo, da se pravilo izvede.

Slika 1: Pogoji pravil

S klikom v posamezen kvadratek definiramo pogoje. V posameznem pogoju imamo z modro označene dodatne parametre, ki jih moramo nastaviti. Ko obkljukamo posamezen pogoj, se nam v spodnjem polju, ker urejamo pravilo, parameter obarva rdeče – to pomeni, da moramo parameter definirati.

S klikom na rdeče obarvami parameter se nam odpre novo okno, kjer izberemo vrednost tega parametra. Ko je parameter pravilno definiran, se obarva modro.

Primer na spodnjih slikah:

Slika 2: Izbira pogoja v pravilu, parameter pogoja še ni definiran (rdeča barva).
Slika 3: S klikom na rdeče obarvani parameter se nam odpre okno, kjer parameter definiramo.
Slika 4: Definiran parameter se nam v pogoju obarva modro.

Pogoji, katere moramo obvezno definitrati v vsakem pravilu so:

– Katero podjetje (v primeru multicompany postavitve)
– Kateri tip dokumenta (račun, dobavnica, dopis,…)
– Smer dokumenta (razen seveda v primeru, da je že ta definirana z vrsto pravila – ob prejemu ali ob pošiljanu.

Akcije

Akcijo definiramo na enak način kot pogoje.

Z akcijami definiramo, kaj želimo, da pravilo izvede – na primer posredujemo dokument na določen oddelek, sistem zapiše nek podatek na spremni list, pošlje obvestilo, nastavi protokol izmenjave na dokumentu…

Slika 5: Definiranje akcij v pravilu.

Izjeme

V posameznem pravilu lahko dodamo izjeme, za katero to pravilo ne velja oziroma želimo, da se ta izjema v pravilu ne upošteva.

Slika 6: Izjeme, ki jih lahko nastavimo za pravilo.

Pravilo ne konča izvajanja

V zaključku čarovnika za pravilo le-tega poimenujemo. Ime sestavimo čimbolj smiselno, tako da v ime napišemo, kaj pravilo izvaja.

Opcija “Pravilo ne konča izvajanja”

Sistem konča z izvajanjem pravil, ko se izvede pravilo z vsemi ustreznimi pogoji. Če želimo, da sistem izvede vsa pravila, moramo na pravilu izbrati opcijo “Pravilo ne konča izvajanja”.

OPOMOBA: Vsako pravilo, razen preverb, se na dokumentu zapiše v sledi.

Slika 7: Zaključevanje pravila in njegovo poimenovanje

Kako vam lahko pomagamo?