Vsako pravilo je zgrajeno iz pogojev in akcij, lahko vsebuje tudi izjeme. Pravilo kreiramo s čarovnikom za pravilo, kjer v posameznih korakih nastavljamo določene vrednosti pravila.
Pravilo kar se da natančno definiramo in vključimo vse možne pogoje.
Akcija, ki se sprožijo ustvarijo avtomatizacijo delovnega procesa.
Pogoji pravila
Pravilu najprej določimo pogoje, v katerih želimo, da se pravilo izvede.
S klikom v posamezen kvadratek definiramo pogoje. V posameznem pogoju imamo z modro označene dodatne parametre, ki jih moramo nastaviti. Ko obkljukamo posamezen pogoj, se nam v spodnjem polju, ker urejamo pravilo, parameter obarva rdeče – to pomeni, da moramo parameter definirati.
S klikom na rdeče obarvami parameter se nam odpre novo okno, kjer izberemo vrednost tega parametra. Ko je parameter pravilno definiran, se obarva modro.
Primer na spodnjih slikah:
Pogoji, katere moramo obvezno definitrati v vsakem pravilu so:
– Katero podjetje (v primeru multicompany postavitve)
– Kateri tip dokumenta (račun, dobavnica, dopis,…)
– Smer dokumenta (razen seveda v primeru, da je že ta definirana z vrsto pravila – ob prejemu ali ob pošiljanu.
Akcije
Akcijo definiramo na enak način kot pogoje.
Z akcijami definiramo, kaj želimo, da pravilo izvede – na primer posredujemo dokument na določen oddelek, sistem zapiše nek podatek na spremni list, pošlje obvestilo, nastavi protokol izmenjave na dokumentu…
Izjeme
V posameznem pravilu lahko dodamo izjeme, za katero to pravilo ne velja oziroma želimo, da se ta izjema v pravilu ne upošteva.
Pravilo ne konča izvajanja
V zaključku čarovnika za pravilo le-tega poimenujemo. Ime sestavimo čimbolj smiselno, tako da v ime napišemo, kaj pravilo izvaja.
Opcija “Pravilo ne konča izvajanja”
Sistem konča z izvajanjem pravil, ko se izvede pravilo z vsemi ustreznimi pogoji. Če želimo, da sistem izvede vsa pravila, moramo na pravilu izbrati opcijo “Pravilo ne konča izvajanja”.
OPOMOBA: Vsako pravilo, razen preverb, se na dokumentu zapiše v sledi.
