1. Prva stran
  2. Dokumentacija
  3. Administratorska navodila
  4. Upravljanje organizacijske sheme
  5. Skrbništvo nad dokumenti
  6. Kreiranje pravil za omejitev skrbništva

Kreiranje pravil za omejitev skrbništva

Kazalo

Pravila se v EBA DMS uporabljajo:

  • za omejitev skrbništva na delovnem mestu in
  • za upravljanje delovnih tokov dokumentov – pravila na dokumentih

Postopek kreiranja pravil za omejitev skrbništva začnete tako, da na tipu ali smeri dokumenta v koloni Skrbništvo označite kvadratek, tako da je obkljukan in piše “Brez omejitev”.

Slika 1: Vklop skrbništva brez omejitev

Za vsako pravilo je potrebno:

  • definirati pogoj in njegovo vrednost,
  • deninirati pogoj in njegovo vrednost, za katerega pravilo ne velja (izjema),
  • poimenovati pravilo,
  • označiti ali je pravilo končno ali ne (privzeto je, da je pravilo končno, kar pomeni, da se izvajanje pravil konča, ko se pravilo uspešno izvede).

Kreiranje novega pravila

Kliknite na Brez omejitev in odpre se okno, kjer definirate pravila za omejitev skrbništva. Pravilo dodate s klikom na gumb “Dodaj”.

Slika 2: Dodajanje novega pravila

Ko dodate pravilo ali skupino je nekaj omejitev (pogojev) že dodeljenih. Teh pogojev ne morete spreminjati, privzeti pa so iz pravic delovnega mesta, kjer omejujete skrbništvo.

Pri kreiranju pravil lahko dodate:

  • posamezno pravilo [Dodaj pravilo].
  • skupino [Dodaj skupino]. Skupina je množica pravil, ki imajo nekatere lastnosti skupne. Pogoji, ki jih nastavite na skupini veljajo za vsa pravila v tej skupini in jih ni potrebno nastavljati na posameznih pravilih znotraj skupine. Pogoji, ki so definirani v skupini, so v pravilih označeni sivo. Skupina pravil je zaradi večje preglednosti odebeljena, za razliko od samih pravil.
  • posamezno pravilo v  obstoječo skupino. Označite izbrano skupino in izberite [Dodaj pravilo v izbrano skupino].
  • novo skupino v obstoječo skupino, kar omogoča gnezdenje skupin. Označite izbrano skupino in izberite [Dodaj skupino v izbrano skupino].
  • dodaj povezano pravilo. Označite pravilo, ki ga želite povezati s povezanim pravilom in izberite  [Dodaj povezano pravilo]. Povezano pravilo se poveže s pravilom, kot je prikazano na spodnji sliki. Pravilo se začne izvajati samo, če so izpolnjeni pogoji povezanega pravila.

Ko izberete pravilo/ skupino, se odpre Čarovnik za pravila, ki vas vodi skozi postopek kreiranja pravila:

  • Izberite pogoje in določite vrednosti pogojev, ki morajo biti izpolnjeni, da se pravilo izvede.
  • Izberite pogoje in določite vrednosti pogojev, ki so izjema za pravilo.
  • Označite ali je opravilo končno ali ne ter poimenujte pravilo. 

Nabor pogojev, med katerimi lahko izbirate  je na spodnji sliki. Zgoraj se nahaja iskalnik pogojev (filter), v spodnjem delu ekrana pa je na začetku seznam omejitev, ki so že definirana na delovnem mestu, k tem pogojem se dodajajo pogoji, ki ste jih izbrali z definiranimi vrednostmi.

Slika 3: Pogoji v pravilu

Opis pogojev za pravilo

V nadaljevanju so opisani pogoji, ki jih lahko uporabite pri pravilih za omejevanje skrbništva.

  • z izbranimi besedami v predmetu
    • Pogoj za izvedbo pravila je vezan na vsebino predmeta dokumenta. V vnosnem ekranu vpišete vsebino predmeta, pri katerem bo pogoj za izvedbo pravila izpolnjen.
    • Predmet je viden na odprtem dokumentu (pod pošiljateljem).
  • pošiljatelj/prejemnik
    • Pogoj za izvedbo pravila je odvisen od pošiljatelja oz. prejemnika dokumenta. Ko izberete ta pogoj, se odpre okno, kjer z gumbom “Dodaj” izberete eno ali več podjetij.
    • Podjetja izbirate v imeniku podjetij tako, da jih označite in z gumbom “V redu” potrdite izbor. Izberete lahko več podjetij hkrati (posamično jih označujete z miško in tipko Shift)
  • vsebina, spremni list vsebuje
    • Pogoji za izvedbo pravila so vezani na vsebinske podatke na dokumentu ali na vsebino podatkov na spremnem listu. Izberite polje in mu dodelite vrednost tako, da  izberite kriterij iz spustnega ekrana pod imenom polja.
Slika 4: Določanje filtra na vsebinskih podatkih

  • klasificiran
    • Ta opcija pa pomeni, da za pogoj lahko izbirate klasifikacijo na kateremkoli nivoju klasifikacijskega drevesa. Pogoj velja tudi  za vse klasifikacije, ki so na nižjem nivoju od izbrane. 
  • dokumenti na oddelku / poslovni enoti uporabnika
    • Pogoj pomeni, da ima uporabnik dostop do dokumentov, ki so na poslovni enoti ali oddelku, kamor je uporabnik razporejen.
  • dokumenti, do katerih ima uporabnik dostop
    • Če označite ta pogoj, to pomeni, da ima uporabnik na tem delovnem mestu dostop do dokumentov, za katera ima pravice in do tistih, na katerih so drugi uporabniki izvedli akcijo dodeli dostop.
  • trenutni uporabnik je uporabnik ali delovno mesto
    • Pri tem pogoju je dostop do dokumentov omogočen , če je trenutni uporabnik dokumenta delovno mesto/ uporabnik, ki ga izberete v organizacijski shemi.

Kreiranje pravila za omejitve skrbništva

Izberite pogoje, tako, da jih označite. Vsakič, ko pogoj označite, se le-ta prenese v spodnji del ekrana, kjer se sproti gradi pravilo. Opis pravila morate še urediti oz. pogojem določiti vrednosti. Pravilo uredite tako, da kliknete na rdeče podčrtan tekst.

Slika 5: Definiranje pogojev v pravilu

Ko ste izbrali pogoje, ki jih želite v pravilu in jim definirali vrednosti, s klikom na gumb Naprej.

Čarovnik za pravila odpre okno, kjer izberete pogoje, za katere pravilo ne velja. Če izjem za pravilo ni (izbor izjem ni obvezen) pojdite z gumbom Naprej na naslednji ekran. Na predhodni ekran se pomikate s puščico zgoraj levo.

Slika 6: Končanje pravila

V zadnjem vnosnem ekranu zaključite s kreiranjem pravila. Vnesite ime pravila in označite ali pravilo ne konča izvajanja.  V spodnjem delu ekrana  je vidno kreiramo pravilo s pogoji, izjeme in njihove vrednosti.

Slika 7: Pregled nastavljenih pravil in opis izbranega pravila