Elementi sistema pooblastil v EBA DMS:
Sistem pooblastil je namenjen postavitvi sistema pravic za delo z dokumenti. Postopki so osredotočeni na kreiranje/ dodajanje elementov sistema pooblastil, kot bi ga postavljali začetka.
Upravljanje s spremembami organizacijske strukture in uporabnikov je opisano v posebnem poglavju s poudarkom na posebnostih pri administriranju organizacijske strukture.
Ko zgradite organizacijsko strukturo in postavite sistem pooblastil, nadaljujete z nastavljanjem procesa/ delovnega toka dokumentov in hkrati gradite sistem pooblastil na delovnih mestih.
Ni potrebno, da sistem pooblastil zgradite do konca, nanj se lahko kadarkoli vrnete v toku implementacije EBA DMS v vaše podjetje.
Sistem pooblastil vključuje:
- postavitev organizacijske strukture podjetja v sistemu EBA,
- izgradnja sistema pooblastil na delovnem mestu za izvajanje posameznih faz v delovnem toku dokumenta,
- kreiranje in administriranje uporabnikov in certifikatov, ki omogočajo delo uporabnikov v sistemu EBA,
- pregled programskih licenc, uporabniških licenc ter hramba kvalificiranih in internih certifikatov.
Sistem pooblastil je namenjen skrbnikom EBA sistema v podjetju in se uporablja za upravljanje organizacijske strukture, uporabnikov in certifikatov ter upravljanje s pravicami uporabnikov na delovnih mestih.
Za kreiranje pooblastil izberite Administracija > Sistem pooblastil.
Sistem pooblastil je razdeljen je na več razdelkov:
V Shemi organizacije postavljate in upravljate z organizacijsko strukturo v EBI, dodajate uporabnike in jih razporejate na delovna mesta, kreirate interne certifikate ter definirate pooblastila na delovnih mestih.
V razdelku Uporabniki je pregled uporabnikov, ki so definirani v EBI in delovnih mestih, na katera so uporabniki razporejeni. V tem razdelku tudi administrirate podatke o uporabnikih.
V razdelku Licence je seznam vrste licenc, ki jih vaše podjetje uporablja (označene so z ) in njihovo število.
V spodnjem delu ekrana je seznam zahtevkov, ki so bili poslani na EBA agencijo. Razdelek služi samo pregledu nad licencami.
Storitve EBA se delijo na več programskih licenc. Vrsta licence omogoča različne funkcionalnosti programske rešitve.
V vsakem podjetju je izvajanje procesa vezano na organizacijsko strukturo in pooblastila znotraj le-te.
Posamezna organizacijska enota izvaja določen del procesa v delovnem toku dokumentov. Da bi zagotovili pravilno izvajanje delovnega toka dokumentov, je v EBA DMS potrebno kreirati organizacijsko strukturo podjetja, jo prilagoditi delovnemu toku dokumentov in pooblastilom za njegovo izvajanje.
Organizacijsko strukturo v EBA DMS sestavljajo naslednji organizacijski elementi:
▪ Podjetje
▪ Poslovna enota
▪ Oddelek
▪ Delovno mesto in pooblastila na delovnih mestih
▪ Uporabnik
Število poslovnih enot, oddelkov, delovnih mest in uporabnikov ni omejeno.
Podjetju lahko dodelite več poslovnih enot, na poslovno enoto pa ni mogoče dodeliti podrejene poslovne enote, torej nivojska struktura ne omogoča gnezdenja poslovnih enot.
Omogočeno pa je gnezdenje oddelkov, kar pomeni, da ima lahko oddelek več podrejenih oddelkov.
Kreiranje organizacijske strukture
Organizacijsko strukturo podjetja kreirate in upravljate v Administracija > Sistem pooblastil v razdelku Shema organizacije, ki je namenjen izdelavi vizualne organizacijske strukture podjetja znotraj sistema EBA DMS.
V razdelku Shema organizacije kreirate poslovne enote, oddelke, delovna mesta, uporabnike in pooblastila za izvajanje operacij nad dokumenti.
Ker pa je organizacijska struktura v podjetju dinamična, se je potrebno na enostaven način hitro odzvati na spremembe, zato lahko v tem razdelku učinkovito in hitro upravljate z organizacijskimi spremembami, spremembo pooblastil, razvrščate ali premeščate uporabnike po delovnih mestih ipd.
V primeru, da sistem EBA DMS skupno uporablja več podjetij, v tem razdelku dodajate tudi vsa podjetja.