V elektronski fascikel lahko vložimo samo dokumente, ki se nahajajo v arhivu. Dokumentov v skenirnici in živih dokumentov v e-fascikel ne moremo dodati.

Za pripravo e-fascikla izberemo meni Administracija>E-fascikel. Odpre se nam čarovnik, ki nas vodi skozi postopek kreiranja e-fascikla:

1. korak
   
   Izberemo lokacijo, kamor želimo zapisati iso datoteko e-fascikla:

Določevanje kriterijev

Pri multicompany postavitvi definiramo, za katero podjetje želimo zapisati dokumente. Lahko zapišemo dokumente za posamezno podjetje ali vsa podjetja.

Določimo kriterije, katere dokumente želimo zapisati v e-fascikel:

Dokumenti

Opcije za izbor dokumentov:
– leto (izbor velja za vse dokumente v arhivu, ki so bili v sistem vloženi v definiranem letu
– obdobje (definiramo obdobje od – do).
– vse v hrambi (vsi dokumenti v hrambi)
– dokumenti na odložišču (vsi dokumeni, ki so trenutno v odložišču)

Pri prvih dveh izborih imate dodatno možnost, da omejite dokukmente tudi na njihovo smer (interni, vhodni, izhodni).

Povezani in vloženi dokumenti

Izberite opcijo ali se v fascikel vključi povezane in vložene dokumente.

Število dokumentov, ki se bodo zapisali v e-fascikel se vam sproti izpisuje na dnu okna glede na označene opcije. Število ne vključuje povezanih in vloženih dokumentov.

Parametri fascikla

Zapiši komentarje – Sistem zapiše dodane komentarje s strani uporabnikov v fascikel.

Geslo: Določimo uporabniško ime in geslo, s katerim bo možno dostopati do e-fascikla. Geslo je obvezno.

Z gumbom Uveljavi pričnemo z zapisovanjem fascikla na izbrano lokacijo. Ko se vsi vodoravni stolpci obarvajo zeleno, je fascikel pripravljen.