2. Prva stran
  4. Dokumentacija
  6. Administratorska navodila
  8. Izmenjava dokumentov
  10. EBA Share Portal

EBA Share Portal

Uvod

EBA Share portal je spletna platforma za izmenjavo dokumentov iz EBA DMS sistema končnim uporabnikom, ki nimajo dostopa do EBA DMS. S tem lahko na primer iz EBA DMS sistema delimo različno dokumentacijo brez, da bi uporabniku omogočali dostop do našega EBA DMS sistema, uporabnik pa lahko dokument skupaj z vsemi priponkami prevzame v PDF formatu.

Deljenje dokumenta izvedemo iz EBA DMS klienta, dokument lahko delimo enkratno ali pa dostop časovno omejimo.

Nastavitve

Pogoji za vzpostavitev in uporabo

  • EBA DMS 4.1.4 ali novejša
  • EBA DMS Enterprise licenca
  • Nastavljen web vmesnik – ebamobileservice in omogočen dostop s spleta
  • EBA DMS uporabnik mora imeti dostop do dokumentov in ustrezne pravice (deljenje dokumentov)
  • Zunanji uporabnik potrebuje e-pošto in spletni brskalnik.

Vzpostavitev EBA Share portala

  • V kolikor še nismo vzpostavili ebamobileservice je to potrebno najprej urediti. EBA DMS spletni vmesnik mora biti dostopen za zunanji promet, drugače deljenje zunanjim uporabnikom ne bo možno.
  • Uredimo pravice na delovnem mestu za deljenje dokumentov.

Deljenje dokumenta

A)

Na odprtem dokumentu v EBA DMS (Web ali desktop klient) izberemo meni Dokument>Deljenje.
V oknu, ki se pojavi, izbremo paramtetre, ki veljajo za ta dokument:

[X] Izvozi dokument – izvozi dokument v PDF formatu glede na izbrane opcije.
[ ] Izvozi spremni list – izvozi spremni list dokumenta v PDF formatu.
[ ] Izvozi podpisni list – izvozi list z vsemi podpisi na dokumentu v PDF formatu.
[ ] Izvozi komentarje – označimo, če želimo izvoz komentarjev v PDF formatu.
[ ] Izvozi seznam povezanih in vloženih dokumentov – izvozimo seznam vseh povezanih dokumentov

Lahko izberemo več opcij hkrati.

V spustnem seznamu pa lahko izberemo še dodatne parametre:

[] Glavni dokument – izvozi glavni dokument skupaj z zgoraj izbranimi opcijami.
[] Vloženi in povezani – glavnemu dokumentu se doda vložene in povezane dokumente, skupaj z izbranimi zgornjimi opcijami.
[] Samo vloženi – izvozimo samo vložene doku,ente, skupaj z zgoraj izbranimi opcijami
[] Samo prvi nivo – Izvozi povezane in vložene dokumente na prvem nivoju.
[] Vsi nivoji – izvozi vse povezane in vložene dokumente
[] Priponke – izberemo, če želimo izvoziti priponke.

B)

Odpre se novo pojavno okno, kamor vnesemo paramtetre:

  • Prejemnik: vnesemo e-naslov prejemnika. Prejemnik bo na e-naslov prejel povezavo in geslo za dostop do dokumenta.
  • Predmet: vnesemo zadevo sporočila
  • Vsebina: vnesemo vsebino sporočila
  • Način:
    • enkratno – izberemo za enkratno deljenje dokumenta. Po prenosu dokumenta uporabnik ne bo več imel dostopa do dokumenta.
    • časovno omejeno – časovno omejimo dostop dokumenta v datumski obliki, npr. 31.12.2032

C)

Po potrditvi pojavnega okna dobimo obvestilo, da je bil dokument poslan preko internega poštnega strežnika.
Uporabnik je sedaj že prejel e-pošto s povezavo in geslom za dostop do dokumenta.

Primer vsebine sporočila:

To je testiranje EBA Share portala.

Dokument(e) lahko prevzamete TUKAJ.
Prijavite se svojim naslovom elekronske pošte ter z geslom: Nz8wMZ6607Pk

Prevzem dokumenta

Uporabnik klikne na povezavo, ki jo je dobil v e-poštnem sporočilu. V tem koraku naj si skopira geslo za dostop do EBA Share portala.

Vam je ta članek pomagal? Ne Da

Kako vam lahko pomagamo?