Predloge urejamo v meniju Administracija>Predloge.
Najprej definiramo, za katero podjetje, tip dokumenta in smer dokumenta želimo nastaviti predlogo:
Zatem izberimo akcijo “Dodaj iz datoteke”. S klikom na gumb bomo odprli raziskovalca, kjer izberemo že narejeno predlogo.
Če pa kliknemo na puščico poleg gumba, se nam odpre dodaten meni, kjer lahko kreiramo novo predlogo iz praznega dokumenta.
Prazen dokument – sistem bo kreiral predlogo brez odpiranja programa za urejanje besedi. V sistemu bo kot predloga prazen dokument.
Nova predloga – sistem bo samodejno zagnal izbran program z novim praznim dokumentom, kjer lahko potem naredite predlogo:
Po dodajanju nove ali menjavi obstoječe predloge, je le-to potrebno aktivirati. To storimo tako, da izberemo predlogo in kliknemo na gumb “Aktiviraj”.
Aktivirane predloge so označene z zelenim semaforjem:
Akcije na predlogi lahko prikličemo tudi z desnim klikom na predlogo:
Pravice za uporabnike
Za vsako predlogo je potrebno dodati pravice uporabnikom, da lahko predlogo uporabljajo.
Za urejanje pravic z desnim klikom klinemo na predlogo in izberemo akcijo “Pravice”, odpre se meni organizacije in podelimo pravice delovnemu mestu. Delovno mesto mora predhodno imeti pravico za pripravo dokumentov.
Verzioniranje predlog
Ko želimo opraviti spremembo na predlogi, jo moramo popraviti v programu za urejanje in nato spremenjeno verzijo vnesti v EBA DMS. Postopek za vnos popravljene predloge je sledeč:
Izberemo obstoječo predlogo s seznama, katero želimo zamenjati, in kliknemo na gum “Nova verzija iz datoteke” v spodnjem sivem polju. Odpre se okno raziskovalca, kjer lociramo spremenjeno predlogo.
Naredili smo novo verzijo predloge, sedaj jo moramo le še aktivirati s klikom na gum “Aktiviraj”.
Pravic nam v tem primeru ni potrebno na novo nastavljati.